Care sunt formularele și documentele necesare depunerii proiectului?

Transmiterea proiectului spre evaluare presupune completarea și încărcarea în aplicația finanțatorului a trei categorii de documente

planul de afaceri
documente justificative
cererea de finanțare

Despre planul de afaceri am discutat pe durata tuturor lecțiilor acestui curs online.

După cum am discutat pe la primele lecții, în lista documentelor justificative sunt încadrate toate documentele care susțin informațiile din planul de afaceri

cartea de identitate a reprezentantului legal
certificatul de înmatriculare al firmei
certificatul constatator al firmei
oferte financiare și tehnice aferente investiției
declarații pe proprie răspundere ale solicitantului

În continuare vom discuta despre cerea de finanțare și declarații…

Cererea de finanțare

Cererea de finanțare preia informații din bugetul proiectului astfel că este întocmită după finalizarea planului de afaceri.

Cererea de finanțare cuprinde referiri la reprezentantul legal al societății, firma solicitantă de fonduri nerambursabile dar și ajutorul financiar cerut și contribuția proprie.

Cererea de finanțare se întocmește pe baza următoarelor documente:

carte de identitate a reprezentantului legal al proiectului
certificatul de înmatriculare al firmei
bugetul investiției

Declarație privind ajutoarele de minimis

Reprezentantul legal al societății trebuie să declare pe proprie răspundere valoarea ajutoarelor de care societatea a beneficiat în ultimii doi ani fiscali încheiați dar și în anul fiscal în curs, până la momentul depunerii cererii de finanțare.

În categoria ajutoarelor de minimis sunt incluse ajutoarele de care firma a beneficiat din partea statului sau prin intermediul altor programe de finanțare nerambursabilă în limita a 200 000 de euro pentru această perioadă de trei ani consecutivi.

În categoria ajutoarelor de minimis se încadrează și ajutoarele pentru programul RABLA, RABLA+, garanțiile oferite de stat pentru contractarea unor credite sau dobânda subvenționată, precum și alte ajutoare similare.

⚠️ Nu toate fondurile europene sunt ajutoare de minimis. În cadrul ghidului solicitantului se va face precizarea clară dacă respectiva finanțare este sau nu un ajutor de minimis.

ℹ️ Ajutorul de minimis este definit ca fiind ajutorul acordat unei întreprinderi unice, fiind stabilit la un nivel la care să nu distorsioneze concurența sau comerțul la nivelul Uniunii Europene pe durata a 3 ani consecutivi.

Ajutorul de minimis are ca plafon maxim suma de 200.000 euro pentru toate întreprinderile unice. În cazul întreprinderilor care activează în sectorul transporturilor, ajutorul de minimis trebuie să se încadreze în pragul de 100.000 euro.

În cazul în care întreprinderea a încasat în trecut și alte ajutoare de minimis, acestea se vor însuma, iar societatea are dreptul de a încasa noi ajutoare de minimis doar în limita sumelor specificate mai sus. Descarcă model declarație privind ajutoarele de minimisdin platforma https://proiecte-europene.eu/curs/

Declarația privind încadrarea întreprinderii în categoria întreprinderilor mici și mijlocii

Următoarea declarație vizează încadrarea întreprinderii care solicită ajutor în categoria întreprinderilor mici și mijlocii.

Pentru a face această încadrare trebuie să știm faptul că întreprinderile mici și mijlocii se clasifică în funcție de numărul de angajați, cifra de afaceri sau valoarea activelor totale în trei categorii:

microîntreprinderi, atunci când firma are cel mult 9 angajați și până la 2 milioane de euro cifră de afaceri sau active totale
întreprinderi mici, atunci când firma are între 10 și 49 de angajați și până la 10milioane de euro cifră de afaceri sau active totale
întreprinderi mijlocii, atunci când firma are între 50 și 249 de angajați până la 50 de milioane de euro cifră de afaceri sau până la 43 de milioane de euro active totale

⚠️ Atunci când aceste praguri sunt depășite societatea face parte din categoria întreprinderilor mari.

Descarcă model declaratie privind incadrarea inteprinderilor in categoria inteprinderilor mici si mijlocii din platforma https://proiecte-europene.eu/curs/

Posibile Documente de Anexat la Proiect

De obicei, anexa reprezintă un element secundar adăugat la un lucru principal în vederea completării. Este recomandat ca în cadrul planului să fie menționate detaliile importante, însă surplusul de informație dintr-un document poate fi complicat, lung și greu de citit. Pentru a nu fi un plan prea încărcat, sunt atașate alături anexe.

În cadrul anexelor pot fi incluse următoarele informații:

Planul clădirii/terenului în care desfășurăm activitatea (Plan de amplasament, Plan de situație)
Fotografii
CV-urile managerilor importanți
Programul de achiziție a echipamentelor
Informații referitoare la producție
Informații tehnice
Detalii privind drepturile de autor
Detalii referitoare la concurență
Detalii referitoare la metodele și rezultatele cercetării de piață
Organigrama
Rapoartele consultanților și alte materiale de susținere
Materiale de marketing
Scrisori de intenție, contracte importante, comenzi ferme

ℹ️ Orice nelămurire ai în legătură cu accesarea de fonduri nerambursabile, pune o întrebare în secțiunea de suportdisponibilă pe https://www.proiecte-europene.eu/curs/suport/ și îți vom răspunde în cel mai scurt timp posibil.

Cererea de rambursare și cererea de plată

Cererea de rambursare

Fondurile structurale și de coeziune funcționează pe principiul rambursării. Astfel, beneficiarul trebuie să realizeze cheltuieli și apoi să solicite decontarea acestora, pe baza unor documente justificative, către Autoritatea de Management sau Organismul Interimar, în funcție de caz.

Solicitarea de decontare se va face prin înaintarea unei cereri de rambursare, însoțită de documentele suport, potrivit instrucțiunilor fiecărui Program Operațional în parte, în care se vor prezenta cheltuielile efectuate de beneficiar, precum și suma solicitată pentru a fi rambursată.

Dacă un beneficiar autoritate locală efectuează cheltuieli eligibile de 500 de lei, el va solicita rambursarea de către Autoritatea de Management a sumei care este aferentă ratei de finanțare ce a fost stabilită prin contractul de finanțare (să presupunem, 90%), restul fiind cheltuială definitivă a sa (partea beneficiarului, cofinanțarea impusă prin ghidul solicitantului), laolaltă cu eventualele cheltuieli neeligibile.

Rambursarea cheltuielilor realizate în proiectele cu finanțare europeană se derulează progresiv, în perioada implementării proiectului, respectându-se graficul rambursărilor care este prevăzut în contractul sau acordul de finanțare.

⚠️ Acei beneficiari care nu au resursele necesare pentru a plăti facturile primite de la furnizori pot solicita de la Autoritatea de Management sumele de care au nevoie, prin depunerea unei cereri de plată.

Cererea de plată

Decontarea cererilor de plată se aplică beneficiarilor de proiecte finanțate din fonduri europene. După ce aceștia primesc facturile pentru livrarea produselor, prestarea serviciilor sau execuția lucrărilor prevăzute în contractele de achiziții și acceptate la plată, beneficiarii poate depune la Organismul Interimar/Autoritatea de Management cererea de plată, însoțită de documentele justificative.

În cazul proiectelor care se implementează în parteneriat, liderul de parteneriat va depune cererea de plată, iar autoritatea de management va vira, după ce va efectua verificările necesare, valoarea cheltuielilor rambursabile.

În maximum 20 de zile lucrătoare de la depunerea cererii de plată de către beneficiar, vor fi efectuate verificări în privința cererii de plată. După ce acestea se încheie, banii vor fi virați în contul beneficiarului, al liderului de parteneriat sau al partenerului în termen de 3 zile calendaristice din momentul în care autoritatea dispune de resurse în conturi. După ziua virării, Autoritatea de Management transmite o notificare pentru fiecare dintre aceștia.

ℹ️ Descarcă model cerere de plata, respectiv de rambursare din platforma de curs https://proiecte-europene.eu/curs/

Cererea de finanțare

⚠️ Cererea de finanțare este un instrument care îi pune în legătură pe solicitant și pe finanțator. Succesul proiectului depinde de eficiența comunicării realizate prin intermediul acestei cereri.

O cerere de finanțare este un document prin care antreprenorul solicită sprijin financiar nerambursabilpentru a-și acoperit parțial sau total cheltuielile investiționale. Documentul este de fapt un rezumat al proiectului, care îmbină informații din planul de afaceri și din documentele justificative. Chiar dacă este primul document anunțat în Ghidul Solicitantului, cererea de finanțare se realizează, în practică, la final – când toate amănuntele și procedurile sunt clare, iar actele au fost obținute.

Structura documentului este, la fel ca și în cazul planului de afaceri, impusă prin Ghidul Solicitantului, pentru că este diferită de la o linie de finanțare la alta. Există câteva aspecte pe care un finanțator (evaluator) își dorește să le afle prin cererea de finanțare:

date complete despre solicitant – instituția, persoanele responsabile, contact;
domeniu de activitate;
experiența acumulată;
rezultate înregistrate;
perspective de dezvoltare;
succese importante și dificultăți majore;
garanții privind desfășurarea tuturor intervențiilor descrise.

ℹ️ Solicitantul trebuie să se asigure că oferă o imagine autentică a situației firmei sau a instituției. Din acest motiv nu se vor exagera nevoile identificate, iar sărăcia nu trebuie să fie un argument pentru convingerea finanțatorului. Garanțiile care îl fac pe acesta să se gândească la faptul că banii vor fi utilizați într-un mod eficient sunt resursele obținute prin eforturile proprii ale solicitantului.

Cum se completează o cerere de finanțare

O cerere de finanțare poate avea mai multe forme de prezentare, dar conținutul de bază este același. Completarea sa este o operație tehnică, ce poate fi realizată de o singură persoană, pe baza recomandărilor cu privire la colectarea informațiilor și la structurarea ideilor în acord cu scheletul cererii.

Fiecare cerere de finanțare este unică. Finanțatorii solicită aceste documente într-un mod diferit, care face ca fiecare cerere să difere de cealaltă, în funcție de mai multe criterii: proceduri interne, zona geografică, categorie de beneficiari, scopuri și priorități etc. Dar nu numai modul de elaborare diferă, ci și evaluarea acestora sau regulile de acordare a finanțării.

La modul general, în majoritatea documentelor se regăsește următoarea structură a cererii de finanțare:

Descrierea proiectului:

Titlul proiectului: se vor respecta precizările din Ghidul Solicitantului. În unele situații titlul trebuie să descrie domeniul de intervenție, grupul, zona, iar în altele se pune accent pe efectele proiectului.
Detalii despre localizare: unde se vor desfășura activitățile proiectate;
Suma solicitată: bugetul total al proiectului, specificându-se contribuțiile din alte surse. Se vor preciza strict sumele care reprezintă contribuția finanțatorului și cea a solicitantului, exprimate în lei, euro etc.;
Scurt rezumat: prezentare succintă a ideii de proiect, ce va fi folosită în documente și și materialele de promovare a proiectului. Sunt evidențiate aspectele specifice ale proiectului, astfel încât acesta să se diferențieze de celelalte proiecte, împreună cu detalii interesante pentru cititor;
Obiectivul general. Se prezintă si se descrie clar obiectivul general al proiectului. Se va explica și modul cum contribuie proiectul la realizarea obiectivelor din măsura de finanțare.
Obiectivele specifice impuse prin Ghidul Solicitantului și care de obicei contribuie la obținerea punctajului; Se enumeră obiectivele specifice ale proiectului. Se descrie ce se dorește să se realizeze prin proiect: crearea de locuri de muncă, utilizarea optimă a resurselor, produse cu valoare adăugată mare, etc. Se descrie conformitatea obiectivelor proiectului cu obiectivele măsurii și se precizează capacitatea existentă și capacitatea propusă pentru finalizarea proiectului sau a investiției. Obiectivele vor fi formulate clar, cuantificate și strâns legate de activitățile și rezultatele prevăzute.
Justificare: reprezintă justificarea intervențiilor propuse. Se face trimitere la Arborele problemelor, detaliindu-se problema centrală și argumentele pentru alegerea făcută. Problemele sunt formulate prin prisma beneficiarilor, a grupului țintă; Pentru justificarea proiectului, se vor prezenta următoarele:modul cum proiectul se încadrează în strategia națională sau locală de dezvoltare, modul cum el relaționează /răspunde unei strategii naționale în domeniu, modul cum se corelează cu alte proiecte care au fost finanțate din fonduri publice/private în regiune/ județ/național, principalele probleme care justifică intervențiile, probleme care justifică necesitatea/oportunitatea proiectului.
Metodologie: se referă la întregul proces de implementare a proiectului, fiind necesar să fie detaliată până la evaluarea relevanței și eficienței intervențiilor propuse din punct de vedere al beneficiarilor. Evaluatorii vor putea astfel să-și formeze o părere despre impactul imediat sau ulterior al produselor/serviciilor livrate; Vor fi detaliate următoarele:
- managementul proiectului: echipa de proiect, organizațiile implicate, rolul managerului de proiect, al membrilor echipei de implementare, atribuții, roluri etc.;
- cheltuielile cu salariile, pentru fiecare persoană implicată în activități din cadrul beneficiarului ( valoarea totală/oră, valoarea netă/oră, nr. ore/zi, nr zile/luni lucrate).
Durată: reprezintă perioada în care se vor desfășura activitățile, fără a depăși intervalul maxim care a fost stabilit de finanțator;
Grup țintă: reprezintă grupul căruia i se adresează proiectul și care va beneficia de rezultatele acestuia, direct sau indirect.

Rezultate așteptate: aceasta este o denumire generică pentru diferite ieșiri ale unui proiect: nivelul de după activități, produse realizate, impactul pentru viitor, astfel:

impactul estimat asupra grupurilor țintă;
publicații și produse;
efecte multiplicatoare;
impact pe termen scurt, mediu și lung.

Bugetul proiectului

În special dacă fondurile folosite sunt unele publice, trebuie respectate în același timp reglementările legale, dar și cele ale finanțatorului. Se va prezenta un buget centralizat, cu sume totale, împărțite în câteva categorii de cheltuieli eligibile, după care se va prezenta un buget detaliat în Planul de Afaceri, cu explicații pentru modul cum s-a construit – ce formule de calcul s-au folosit.

Sursele de finanțare

Vor fi prezentate două categorii de surse:

surse pentru contribuția proprie a solicitantului – contribuția este stabilită de finanțator, în general drept un procent din bugetul total (care poate fi de până la 40%), o parte fiind acceptată în natură. În acest caz se analizează cum va fi evaluată contribuția în natură și se va demonstra aportul realizat;
surse de finanțare complementare – contribuțiile partenerilor la proiect.

Datele solicitantului:

identitate;
detaliile referitoare la conturi și bancă;
prezentarea solicitantului;
expertiza solicitantului.

Partenerii solicitantului

Se anexează toate acordurile de parteneriat, într-un format stabilit. Se vor prezenta scheme cu responsabilitățile fiecărui partener, precum și funcțiile pe care aceștia le vor ocupa sau rolul pe care îl vor avea, ca instituții sau ca experți independenți.

Documente:

declarația solicitantului;
declarația de parteneriat;
bugetul detaliat;
descrierea tuturor activităților;
calendarul activităților;
sumar prezentat într-o limbă de circulație internațională;

⚡ Care sunt cele mai frecvente greșeli în completarea cererilor de finanțare

În practica privitoare la completarea cererilor de finanțare se întâlnesc destule greșeli, unele mai mici, altele mai mari, care pot compromite finanțarea. Iată care sunt cele mai întâlnite dintre acestea:

Nerespectarea formatului standard stabilit în ghidul solicitantului, atât în ceea ce privește cererea de finanțare, cât și planul de afaceri, planul de marketing, studiul de fezabilitate;
Nerespectarea prevederilor din ghidul solicitantului în privința anexelor care însoțesc cererea de finanțare, lipsa unor documente sau prezentarea unor acte care nu mai sunt valabile;
Nerespectarea prevederilor expuse în ghidul solicitantului cu privire la cheltuielile de eligibilitate;
Prezentarea unor documentații tehnico-economice ce nu corespund cu activitățile propuse în proiect;

Înțelegerea eronată a unor cerințe din ghidul solicitantului în ceea ce privește activitățile eligibile în fiecare domeniu major de intervenție, mai ales pentru activitățile de extindere și reabilitare;
Nu sunt concordanțe între investiția propusă prin proiect și activitățile eligibile din domeniul major de intervenție;
Unele proiecții financiare sunt nerealiste, fără să prezinte o fundamentare;
Nu există o corelație între bugetul proiectului, calendarul de activități și planul achizițiilor, în privința sumelor incluse sau a planificării din timp;
Nu există o corelație între bugetul proiectului, devizele de obiecte și devizul general;
Subestimare sau supraestimare a costurilor pentru unele linii bugetare;
Se introduc în cererea de finanțare unii indicatori necuantificabili, care nu sunt realiști;
Justificarea insuficientă sau nejustificarea sustenabilității proiectului.

ℹ️ Ca să vă faceți o idee despre cum arată o cerere de finanțare, puteți downloada din platforma de curs https://proiecte-europene.eu/curs/ această cerere completată pentru submăsura 6.2. din PNDR, pentru activități non-agricole, program lansat la sfârșitul lunii octombrie.

Astfel, articolul prezent a căutat să sublinieză importanța completării și încărcării în aplicația finanțatorului a trei categorii de documente pentru transmiterea proiectului spre evaluare: planul de afaceri, documente justificative și cererea de finanțare. Aceste documente sunt esențiale pentru evaluarea și obținerea fondurilor nerambursabile necesare pentru investiție. Procesul de completare a cererii de finanțare este descris în detaliu, evidențiindu-se structura și conținutul acesteia, precum și posibilele greșeli care pot afecta șansele de finanțare!