Achiziția sau Achiziția publică reprezintă cumpărarea de produse, servicii sau de lucrări prin intermediul unui contract de achiziție publică de către una sau mai multe autorități contractante de la operatori economici desemnați de acestea, chiar dacă achizițiile sunt destinate sau nu interesului public.
Pentru a achiziționa produse, servicii sau lucrări, beneficiarii privați ai finanțărilor europene sunt obligați să desfășoare diverse proceduri specifice impuse de contractul de finanțare semnat și de prevederile din ghidul solicitantului.
Procedura de achiziții este reglementată prin Ordinul Ministrului Fondurilor Europene nr. 1284/2016, aplicându-se în proiectele finanțate prin:
- Fonduri europene structurale și de investiții: Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul de Coeziune, Fondul Social European, Fondul European pentru Pescuit și Afaceri maritime;
- Programul de cooperare româno-elvețian, pentru reducerea disparităților economice și sociale din UE;
- Mecanisme financiare ale Spațiului Economic European și norvegian – fiind vorba despre sumele primite din partea Norvegiei, Liechtensteinului si Islandei.
Așadar, ordinul exceptează proiectele care sunt finanțate prin:
- Programul Național de Dezvoltare Rurală;
- programele de cooperare teritorială europeană;
- mecanismul pentru interconectarea Europei;
- fonduri publice naționale.
| ⚠️ Beneficiarul unui contract de finanțare din fonduri europene are obligația de a le oferi tuturor agenților economici interesați de procedura de achiziție condiții egale de acces. Prin urmare, specificațiile tehnice ale bunurilor achiziționate nu trebuie să favorizeze un anumit comerciant sau producător, acest lucru fiind verificat de finanțator până la etapa decontării cheltuielilor. |
Principiile legale care stau la baza atribuirii contractelor de achiziție publică și a organizării concursurilor de soluții sunt așadar: tratamentul egal, nediscriminarea, transparența, recunoașterea reciprocă, asumarea răspunderii și proporționalitatea.
Procedurile de achiziții variază în funcție de valoarea estimată a achiziției în comparație cu pragurile valorice impuse prin Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice:
- pentru achiziția de servicii sau bunuri – 132.519 lei fără TVA – circa 30.000 de euro;
- pentru achiziția de lucrări – 441.730 lei fără TVA – circa 100.000 de euro.
| ℹ️ Atunci când aceste praguri valorice nu sunt atinse, beneficiarul va achiziționa lucrări, bunuri sau servicii conform unei proceduri simplificate, iar dacă sunt depășite, beneficiarul trebuie să parcurgă proceduri competitive care se desfășoară online pe site-ul Ministerului Investițiilor și Proiectelor Europene. |
Sunt anumite excepții de la regula aplicării procedurii competitive:
- când prin proiect se creează sau se achiziționează o operă de artă sau o reprezentație artistică unică;
- când se impune protecția drepturilor de proprietate intelectuală;
- când lipsește concurența din motive obiective, lucru care se poate dovedi.
În cazul în care este nevoie de echipamente complexe care vor fi integrate într-un flux tehnologic existent, beneficiarul finanțării nerambursabile poate achiziționa direct bunurile respective, prezentând clar specificațiile tehnice specifice.
Bunurile, lucrările sau serviciile de același tip se raportează cumulat la valoarea pragurilor valorice care au fost precizate anterior. Nu se va accepta divizarea valorii de achiziție pentru evitarea procedurii competitive și achiziției directe.
- Cum se elaborează specificațiile tehnice
Beneficiarul are obligația de a elabora cerințele tehnice obiective care descriu serviciile și bunurile supuse achiziției. Definirea cerințelor care fac referire la o anumită sursă, origine, la un brevet de invenție, un procedeu special sau la o licență de fabricație poate avea ca efect favorizarea unui operator economic sau eliminarea altora și de aceea nu sunt acceptate. O asemenea indicație este acceptată doar dacă beneficiarul investiției nu poate descrie specificațiile tehnice într-un mod obiectiv și va fi însoțită de mențiunea „sau echivalent”.
Specificațiile tehnice se detaliază după semnarea contractului de finanțare și se vor raporta la prevederile cererii de finanțare și ale planului de afaceri.
În documentul Specificații tehnice vor fi trecute și elaborate următoarele elemente:
- denumirea bunurilor sau a serviciilor care fac obiectul procedurii de achiziție;
- cantitățile care sunt achiziționate din fiecare bun sau serviciu;
- caracteristici tehnice relevante pentru achiziție;
- valoarea estimată totală și unitară a achiziției, fără TVA.
| ℹ️ Specificațiile tehnice vor fi prezentate sub formă de intervale de mărime, pentru fiecare criteriu, cum ar fi: puterea motorului – cuprinsă între 90 și 110 cai putere (CP). Este indicat să fie oferite și detalii cu privire la cerințele minime sau maxime care trebuie îndeplinite: productivitate minimă de 300 buc/oră sau consum maxim de carburant: 8 litri/100 km. |
Având în vedere înlesnirea accesului agenților economici la procedura de achiziție, nu va fi impusă solicitarea unor garanții de bună execuție sau de participare.
Un alt element esențial care trebuie să se regăsească în cadrul specificațiilor tehnice sunt elementele de departajare a ofertelor.
Evitarea confuziilor care se pot ivi între procedura pe care trebuie să o urmeze beneficiarii privați ai fondurilor nerambursabile și regulile care sunt impuse prin legislația națională privind achizițiile publice se face amintindu-se faptul că nu este reglementată noțiunea „fișei de date”, adică beneficiarul privat nu este obligat să-și structureze informațiile din cadrul procedurii de achiziție utilizând fișa de date.
Stabilirea criteriilor de selecție nu este obligatorie și nu reprezintă o regulă pentru beneficiarii fondurilor europene. Dacă totuși ei consideră că prin contractul care va fi implementat este nevoie de o anumită capacitate financiară, un anumit tip de personal sau o experiență similară anterioară, pot include astfel de cerințe, dar ele vor trebuie justificate într-un document separat.
| ⚠️ Beneficiarul privat se poate asigura că obligațiile contractuale vor fi îndeplinite corespunzător incluzând în contract anumite clauze precum: penalitățile sau verificări la anumite intervale de timp prestabilite. |
- Cum se determină valoarea estimată
Pentru fiecare achiziție efectuată într-un proiect, beneficiarul privat trebuie să determine valoarea estimată încă de la depunerea cererii de finanțare și a planului de afaceri. Valoarea va putea fi actualizată după ce se semnează contractul de finanțare și înainte de a fi inițiată procedura competitivă pentru obținerea bunurilor, serviciilor sau lucrărilor.
Dacă intervalul de timp dintre depunerea cererii de finanțare / aprobarea contractului de finanțare și achiziția propriu-zisă este mare se pot înregistra modificări de preț pe piață – creșteri sau diminuări. Astfel că se impune o etapă suplimentară înaintea procedurii de achiziție, pentru a fi verificată valoarea estimată a achiziției și actualizarea ei, dacă este cazul.
Determinarea valorii estimate a achiziției se face pe baza ofertelor de preț care există pe piață și care pot fi obținute prin studii de piață, analiza site-urilor, solicitări către agenți economici etc. De asemenea, se mai pot lua în considerare și achizițiile recente desfășurate de beneficiar, acolo unde este cazul. Valoarea la care beneficiarul privat trebuie să se încadreze este indicată de pragurile valorice amintite anterior.
- Achiziția directă
Beneficiarul achiziționează direct produse, lucrări sau servicii, dacă valoarea estimată a achiziției, fără TVA nu depășește pragul valoric impus prin Legea nr. 98/2016.
Dacă valoarea estimată pentru achiziții nu este mai mare de 30.000 de euro fără TVA, beneficiarul poate încheia în mod direct un contract de achiziție cu furnizorii aleși. Este valabil și pentru contractele de lucrări, dar în cazul acestora pragul care nu trebuie depășit este de 100.000 de euro, fără TVA.
Achizițiile se fac strict pe bază de documente justificative, cum ar fi: bon fiscal, comandă, contract, factură etc.
Pentru achiziția directă, dosarul trebuie să conțină:
- notă cu determinarea valorii estimate (valoarea va fi actualizată la momentul achiziției, dacă este cazul) – model de notă se poate downloada din interiorul platformei de curs;
- toate documentele justificative ale achiziției;
- actele doveditoare pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale (procese verbale de predare-primire, procese verbale de recepție lucrări și servicii).
În cazul achiziției directe, nu este obligatorie semnarea unui contract. Dacă beneficiarul privat consideră că are nevoie de clauze contractuale pentru predictibilitatea relațiilor comerciale, poate semna un astfel de act.
Procedura achiziției directe se desfășoară respectându-se 3 principii importante:
- Principiul economicității – minimizarea costului resurselor alocate pentru rezultatele vizate menținându-se calitatea acestora;
- Principiul eficienței – raportul între resurse și rezultate să fie unul optim;
- Principiul eficacității – reprezintă gradul de îndeplinire a obiectivelor specifice care au fost stabilite pentru fiecare activitate planificată pentru obținerea rezultatelor dorite.
Pentru achiziția directă nu sunt anumite proceduri și nici reguli în ceea ce privește publicitatea. Este nevoie de parcurgerea unor pași:
- Întocmirea unei note privind determinarea valorii estimate, cu informații privind prețurile care sunt practicate pe piață: cataloage de produs, oferte de preț etc.;
- În cazul în care prețurile care se practică pe piață sunt diferite de cele estimate la depunerea cererii de finanțare, se va actualiza valoarea achizițiilor ce sunt propuse prin proiect;
- Achiziția efectivă, în baza documentelor justificative;
- Obținerea și păstrarea documentelor care dovedesc că achiziția s-a realizat: ordine de plată, procese verbale de predare-primire, extrase de cont etc.
| ⚠️ Autoritățile care au competențe în gestionarea fondurilor nerambursabile europene au dreptul să desfășoare controalepentru a verifica îndeplinirea tuturor obligațiilor ce au fost asumate de beneficiar: legalitatea procedurii de achiziție directă, în detrimentul celei competitive sau existența actelor care justifică achiziția și plățile efectuate. |
- Procedura competitivă
Este valabilă pentru contractele cu o valoare mai mare de 30.000 de euro, fără TVA – în cazul achizițiilor de bunuri și servicii și pentru cele care depășesc pragul valoric de 100.000 de euro fără TVA – în cazul lucrărilor.
Dacă un contract prevede minim două tipuri de achiziții (de exemplu: bunuri și lucrări sau bunuri și servicii),încadrarea contractelor în pragul valoric se va realiza în funcție de valoarea cea mai mare dintre cele estimate ale produselor, serviciilor sau lucrărilor.
Valoarea estimată a achiziției este determinată înainte de a demara procedura competitivă și este necesar să fie valabilă la inițierea procedurii.
În situația în care valorile cuprinse în cererea de finanțare și în planul de afaceri nu mai sunt valabile, beneficiarul privat trebuie să le actualizeze prin două moduri: prospectând piața și bazându-se pe informațiile unor achiziții recente pe care le-a desfășurat.
4.1. Cum se asigură transparența procedurii
Principiul transparenței trebuie respectat pe tot parcursul procesului de achiziție prin procedură competitivă.
| ℹ️ Transparența reprezintă aducerea la cunoștința publicului a tuturor informațiilor despre procedura competitivă, pentru ca operatorii economici de pe piață să poată participa la competiție, fiind încurajată în acest mod promovarea concurenței. |
Se urmărește transparența în două momente importante: la inițierea procedurii – când beneficiarii privați sunt obligați să publice un anunț însoțit de toate specificațiile tehnice pe pagina de internet a Ministerului Investițiilor și Proiectelor Europene – dar și la încheierea procedurii. În acest ultim caz, beneficiarul privat trebuie să completeze toate informațiile care fac referire la câștigătorul contractului pe aceeași pagină de internet pusă la dispoziție de minister.
Termenul este de 5 zile calendaristice de la data semnării contractului.
4.2. Pașii procedurii competitive
- Prospectarea pieței și fundamentarea în privința valorii de achiziție;
- Se publică anunțul pe platforma pusă la dispoziție de Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene. Dacă această obligație nu se respectă, finanțatorul poate aplica o corecție financiară de 25% din valoarea contractului de achiziție;
- În aceeași zi cu publicarea anunțului, beneficiarul privat poate transmite și invitații de participare către unii agenți economici din piață, pentru a asigura o publicitate suplimentară. Informațiile publicate trebuie să fie identice cu cele care au fost cuprinse în invitațiile de participare. Pentru elaborarea și prezentarea ofertei termenul este de: minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anunțului, pentru bunuri și de minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anunțului pentru contractele de lucrări și servicii.
Dacă apar solicitări de clarificare din partea potențialilor ofertanți, ce pot aduce ajustări ale specificațiilor tehnice, termenul de depunere a ofertelor poate fi prelungit de către beneficiarul privat, pentru ca acestea să poată fi elaborate.
În termen de 5 zile de la semnarea contractului de achiziție trebuie să se completeze anunțul de pe pagina ministerului cu informații despre câștigătorul contractului. Dacă nu este îndeplinită această obligație, se poate aplica o corecție financiară de 5% din valoarea de achiziție.
După ce ofertele sunt primite, ele sunt comparate prin raportarea la cerințele publicate. Ulterior, se va alege oferta care se apropie cel mai mult de cerințele tehnice și care prezintă un raport competitiv calitate-preț.
Această procedură competitivă aplicată beneficiarilor privați de fonduri europene nu obligă la constituirea unei comisii de evaluare, astfel că poate fi desemnată o persoană de specialitate care întocmește și semnează nota justificativă de atribuire.
Dacă ofertele sunt transmise după data și ora de expirare menționate în anunț, nu vor mai fi analizate și se vor returna fără să fie deschise.
Analizarea ofertelor se continuă cu elaborarea notei justificative de atribuire, în care, pornindu-se de la cerințe, se detaliază avantajele și dezavantajele ofertelor primite față de fiecare specificație.
- Evitarea conflictului de interese
Pentru achiziția de bunuri, servicii sau lucrări de la furnizorii externi, un beneficiar privat trebuie să facă dovada lipsei conflictelor de interes care pot apărea între părți.
Dacă beneficiarul finanțării nerambursabile primește o ofertă în cadrul procedurii competitive și constată că există un conflict de interese, va respinge oferta și va menționa motivele care au stat la baza acestei alegeri în nota justificativă de atribuire. Tot beneficiarul privat va include și o declarație pe propria răspundere în dosarul de achiziție din care să reiasă că nu a încălcat prevederile privind conflictul de interese, declarație care le este solicitată și ofertanților în procedura competitivă.
La verificarea existenței respectivului conflict de interese, beneficiarul va solicita ofertanților documente justificative. Pe baza certificatului constatator de la Registrul Comerțului pentru firma ofertanta se vor verifica următoarele:
- structura acționariatului;
- persoanele desemnate în conducere;
- legăturile dintre societatea ofertantă și alte societăți care ar putea deține părți sociale sau acțiuni în cadrul societății.
- Contractul de achiziție
Contractul de achiziție servicii, bunuri sau lucrări se semnează la finalul procedurii competitive strict cu operatorul economic desemnat prin nota justificativă de atribuire. În acest act vor fi menționate următoarele:
- datele de identificare ale părților;
- obiect, valoare și durată contract;
- condiții pentru execuția lucrărilor și prestarea serviciilor;
- livrarea, montajul, punerea în funcțiune și recepția;
- standardele de calitate;
- service, garanții;
- modalități de plată.
- anexe: specificații tehnice, clarificări, oferta selectată.
Contractul este valabil din momentul semnării lui de către ambele părți. Înaintea semnării nu vor fi furnizate produse, prestate servicii, executate lucrări și nici nu vor fi efectuate plăți. În caz contrar, cheltuielile vor fi catalogate neeligibile și vor fi plătite integral de beneficiarul privat.
ℹ️ Se poate ajusta prețul pe parcursul îndeplinirii unui contract de achiziție doar în aceste situații:
|
- Verificarea procedurilor de achiziție
Finalul procedurii competitive impune necesitatea întocmirii și păstrării dosarului de achiziție, în vederea verificărilor.
Dosarul de achiziție conține următoarele documente:
- specificații tehnice;
- dovada anunțului și a invitațiilor transmise;
- nota determinării valorii estimate;
- nota justificativă de atribuire;
- ofertele originale;
- declarații pe propria răspundere în privința evitării conflictului de interese;
- contractul de achiziție;
- alte documente importante și relevante: procese verbale de predare-primire, de recepție servicii, livrabile etc.
Verificările autorităților cu competențe în gestionarea fondurilor europene vizează următoarele aspecte, în cazul procedurii competitive:
- raportarea valorii estimate a contractului la pragurile valorice din legea achizițiilor publice;
- verificarea dacă respectivul contract a fost divizat pentru a evita procedura competitivă;
- dacă anunțul a fost postat pe pagina web a MIPE;
- existența declarațiilor pe propria răspundere;
- dacă nota justificativă de atribuire a fost completată adecvat, prezentându-se avantajele care motivează alegerea, din punct de vedere tehnic și financiar.
În funcție de impactul abaterilor, se vor aplica anumite corecții. Abaterile pot fi: cu grad mare de impact, cu grad mediu de impact și cu grad mic de impact.
Dacă se determină prin calcul valoarea prejudiciului rezultat din abaterea de la unele prevederi ale instrucțiunilor, valoarea va reprezenta o cheltuială neeligibilă. Un exemplu ar fi în cazul în care valoarea unui contract este mărită de la 500 de lei la 550 lei prin act adițional, rezultă valoarea prejudiciului de 50 de lei, acesta reprezentând și cuantumul corecției.
Dacă valoarea prejudiciului nu se poate determina prin calcul, atunci valoarea sa se calculează prin aplicarea unei corecții procentuale, în funcție de gravitatea abaterii:
- pentru abaterea cu un grad mic de impact – între 1 și 5% din valoarea contractului;
- pentru abaterea cu grad mediu de impact – între 6 și 10% din valoarea contractului;
- pentru abaterea cu grad mare de impact – între 11 și 15% din valoarea contractului.
Dacă, spre exemplu, există oferte care respectă toate specificațiile tehnice, dar depășesc valoarea estimată, iar beneficiarul privat alege una dintre acestea, se creează situația unei abateri cu grad mic de impact și se aplică o corecție procentual de 5% din valoarea contractului.
Astfel, importanța respectării regulilor și principiilor legale precum transparența, tratamentul egal și evitarea conflictelor de interese rămâne esențială în asigure și utilizare corectă și eficientă a fondurilor europene!