Cum se realizează implementarea unui plan de afaceri?

Efortul de planificare constă în definirea și redefinirea obiectivelor și strategiilor prin care se ajunge la un punctul în care se știe ce se poate realiza și care sunt sarcinile de îndeplinit. Pentru a realiza un sistem de implementare a planului de afaceri, trebuie acordată atenție modului de punere în practică al acestuia.

Pentru această planificare, trebuie definite planurile de acțiune, modul de verificare a îndeplinirii planului și procedurile de modificare și actualizare a planului de afaceri în caz de nevoie.

Planurile de acțiune

Planul de acțiune este creat pe baza diferitelor strategii precizate în planul de afaceri, cu ajutorul căruia se vor putea da instrucțiuni clare celor care se vor ocupa de punerea în practică a planului de afaceri. Este necesar ca angajații să știe care este programul de lucru și care sunt îndatoririle.

Atunci când firma se va dezvolta, va dispune de un număr mai mare de angajați și va avea nevoie de o piață cât mai extinsă din punctul de vedere al produselor, va fi necesara reorganizarea firmei în departamente (resurse umane, marketing, producție etc). Din acest motiv, soluția perfectă va consta în crearea mai multor planuri de acțiune, caracteristice fiecărui departament.

În urma datelor introduse în tabel vom genera o diagrama GANTT asemănătoare cu cea de mai jos, care ne este foarte folositoare la planul de acțiune, fiind practic un calendar al acțiunilor pe care le întreprindem in fiecare lună.

Atunci când se deschide firma, nu este nevoie de o descriere în detaliu a activităților enumerate în planul de acțiune. Potrivit diagramei Gantt, planul de acțiune poate fi conceput cu ușurință.

Tot ce trebuie să faci este să completezi un tabel asemănător cu cel de mai jos, unde în coloana “Denumire”completăm acțiunea pe care dorim să o întreprindem (angajăm, închiriem, cumpărăm), iar in coloana “Lună” punem un X la luna în care dorim să întreprindem acțiunea respectivă.

De exemplu: Dacă dorim să achiziționăm echipamente IT în luna a 2-a vom pune un X în căsuța de pe coloana 2. Dar dacă dorim să închiriem un spațiu începând cu luna a 2-a, vom pune X atât în căsuța de pe coloana 2, cât și în căsuțele aferente următoarelor luni, chiria reprezentând o cheltuiala lunara din momentul închirierii imobilului.

Controlul planului de afaceri

Pentru a ști dacă progresele realizate sunt de ajuns, este nevoie de o comparare permanentă a reperelor temporare. În acest fel, se va ști poziția față de planificarea construită. Planurile pot deveni operabile prin comparații periodice între ceea ce s-a realizat exact și ceea ce s-a previzionat și prin verificări constante.

Pentru aceasta este nevoie de crearea unui tabel care să compare simultan cifrele prevăzute cu cele realizate pe parcursul activității. Cu ajutorul acestuia, se vor identifica rapid sursele diferențelor dacă vor exista diferențe majore între aceste cifre, sau dacă diferențele acestea evoluează potrivit unui tipar care trebuie analizat cu grijă.

Procedurile de modificare și actualizare a planului de afaceri

Prin intermediul controlului periodic al planificării de afaceri în scopul îndeplinirii principalelor obiective de afaceri, planul de afaceri se poate actualiza sau modifica.

Este nevoie de modificări ale planului atunci când au avut loc schimbări în interiorul firmei sau în exteriorul acesteia, care pot afecta proiecțiile efectuate. Modificările pot apărea dacă prețurile de pe piață ale materialelor consumabile, energie, apă etc. se modifică. De asemenea, se pot produce modificări în ceea ce privește extinderea firmei, schimbarea tipului de culturi realizate, schimbarea proprietarilor etc.

În momentul în care are loc o modificare în interiorul planului de afaceri, este nevoie de o actualizare, în scopul clasificării atât a informațiilor, cât și a activităților firmei. Totodată, personalul de management trebuie să verifice orice actualizare și modificare a planului de afacere, ca apoi să fie aprobată de către o persoană autorizată (de obicei, directorul general sau administratorul), iar activitatea firmei să se poată desfășura fără probleme.

Așadar, pașii menționați anterior sunt strânși legați. Dacă nu există planuri de acțiune atent concepute, proceduri precis de aducere la îndeplinire a scopurilor planului de afaceri, atunci acesta nu se va concretiza. Dacă planul nu se va verifica constant și cu strictețe, nu se va ști dacă obiectivele au fost realizate. De asemenea, dacă nu vor avea loc modificări sau actualizări, planul va deveni cu timpul un act nevalabil.