Cum se realizează planificarea producției și a operațiunilor?

Dacă afacerea pe care doriți să o finanțați este una de producție, având ca obiectiv principal să producă bunuri și servicii prin procese specifice, atunci aceasta poate include atât activitățile de fabricație propriu-zise, dar și unele de laborator, de cercetare etc.

Dacă procesul de producție este format din toate activitățile care vizează realizarea directă de produse și servicii, operațiunile sunt acele activități care ajută la funcționarea unei firme și la eficientizarea procesului de producție sau de prestare de servicii. Managementul operațional se ocupă cu designul și funcționarea sistemelor, aprovizionarea, depozitarea controlul calității, al stocurilor, transportul și distribuția.

Obiectivele Managementului Producției și al Operațiunilor

Obiectivul principal al managementului producției și operațiunilor este acela de a eficientiza conversiaintrărilor în ieșiri, adică folosirea resurselor într-un mod cât mai eficient, spre satisfacerea nevoilor clienților. Se pune accentul pe reducerea tuturor costurilor legate de exploatare și îmbunătățirea permanentă a eficienței muncii.

Atunci când se definesc obiectivele de producție și operațiuni, se stabilesc reducerile procentuale în privința costurilor de exploatare, dar și o creștere, exprimată în procente, a eficienței muncii. În cazul firmelor nou-înființate, acest lucru este mai greu de realizat și de aceea se poate folosi marja profitului de exploatare previzionate drept bază de cuantificare a tuturor obiectivelor.

Costurile de exploatare sunt alcătuite din totalul costurilor implicate în activitatea de producție sau de prestări servicii, adică din următoarele componente:

cheltuielile cu materiile prime,
cheltuielile cu mărfurile,
cheltuielile cu consumabilele,
cheltuieli cu utilitățile,
cheltuielile cu terții,
cheltuielile cu taxele,
impozitele și vărsămintele,
cheltuieli cu salariile,
cheltuielile cu asigurările, protecția socială etc.

Marja profitului de exploatare se calculează după următoarea formulă:

MPE = PE / CA x 100, unde:

MPE – marja profitului de exploatare;PE – profitul din exploatare;CA – cifra de afaceri.

✔️ După atâtea informații haideți să vedem și un studiu de caz, ca să aprofundăm și să înțelegem informațiile prezentate în acest document ⏩

Strategia de producție și operațiuni

Strategia de producție și operațiuni se realizează pentru atingerea obiectivelor menționate mai sus, în acest sens fiind nevoie de detalierea felului cum vor fi realizate procentele menționate anterior.

Trebuie avut în vederea atât cheltuielile, cât și eficientizarea muncii.

Costurile de producție pot fi reduse prin îmbunătățirea procesului de fabricație, mizându-se pe scăderea rebuturilor, astfel productivitatea crește, la fel și capacitatea de producție. Este necesar ca realizarea controlului calității să se facă în parametri cât mai stricți. Și logistica poate contribui la această strategie. Mijloacele fixe utilizate necesită costuri ridicate pentru întreținere și reparații, din acest motiv, cumpărarea unor echipamente sau utilaje care presupun cheltuieli mai scăzute ar trebui să fie una dintre priorități.

Stocurile de materii prime și materiale consumabile sunt esențiale în desfășurarea procesului de fabricație. Și aceste cheltuieli pot fi optimizate, ținându-se seama de două aspecte importante: stocurile prea mici pot bloca activitatea firmei, iar cele în volume prea mari blochează lichidități care ar putea fi utilizate în alte scopuri. Aprovizionarea poate fi regândită în orice moment, mai ales dacă furnizorii au prețuri prea mari și nu-și respectă angajamentele.

În același timp, onorarea comenzilor și distribuția pot fi și ele optimizate, astfel încât firma să iasă în avantaj, iar clienții să fie mulțumiți. O soluție ar putea fi convingerea cumpărătorului să își asigure transportul produselor.

Terenurile, amplasamentele, mijloacele și obiectele de inventar

În afaceri, este cunoscut faptul că amplasamentul este un factor esențial. El reprezintă locul pe care se află o construcție sau o instalație. Cu cât este mai la îndemâna clienților, cu atât vor fi mai ridicate șansele ca aceștia să treacă pragul firmei. Într-un plan de afaceri el va fi tratat în următorul mod:

Enumerarea și descrierea amplasamentelor principale: adresa, drepturile de proprietate, suprafața, destinația, parcarea, transportul, depozitarea, posibilitățile de expediere/încărcare etc;
Spațiile pentru producție sau prestări de servicii: adresa, drepturile de proprietate, suprafața, utilitățile (apă, gaz metan, canalizare, telefonie, energie electrică, energie termică – în aceste cazuri se va specifica dacă există sau nu și se vor face detalieri). Pe lângă acestea, se vor mai enumera și descrie și celelalte facilități: toalete, căi de acces, spații de depozitare, de încărcare;
Chiriile: dacă terenul sau clădirea sunt închiriate, se vor specifica următoarele informații: durata contractului, condițiile, concesiuni, restricții;
Îmbunătățiri: dacă este cazul. Vor fi luate în considerare cele deja existente sau cele care vor trebuie efectuate în viitor, specificându-se suma acoperită de chiriaș și cea acoperită de proprietar.

Terenurile și mijloacele fixe formează imobilizările corporale, din punct de vedere contabil. Mijloacele fixe sunt bunuri de natură materială care se folosesc pentru un timp îndelungat. Acestea pot fi: clădiri, mașini, instalații, utilaje, aparate, mijloace de transport, plantații, unelte, instrumente, mobilier etc. Acest punct din planul de afaceri trebuie să analizeze mijloacele fixe existente separat de cele care se vor achiziționa. Valoarea de achiziție și data se vor utiliza pentru stabilirea investiției, dar și a amortizării, ce vor avea consecințe asupra previziunilor financiare.

Dacă se ia în calcul achiziția de mijloace fixe printr-un împrumut bancar, ai nevoie de o anumita cifră de afaceri pentru a obține credit bancar care să acopere valoarea și dobânda terenurilor și a mijloacelor fixe care se vor achiziționa.

Altfel dacă apelăm la lichiditățile din firmă, trebuie avut în vedere că dacă în anul de planificare N+2 se va cumpăra o instalație, cifra de afaceri necesară trebuie să genereze un profit care să poată oferi la momentul respectiv necesarul de lichidități financiare în vederea achiziției.

Se pot folosi următoarele tabele pentru planificarea cumpărărilor de terenuri și mijloace fixe necesare:

Se vor completa astfel:

Zona de amplasare – se va trece intravilan sau extravilan;
Forma de proprietate – se va specifica public sau privat, după caz;
Categoria de folosință – se va completa, după caz: arabil, forestier (păduri, arbuști etc), fânețe, pășuni, plantații viticole, pomicole, bazine piscicole.

ℹ️ Obiectele de inventar sunt bunuri care au o valoare mai mică decât cele fixe.

Planificarea Producției

Un proces de producție este un ansamblu de operațiuni care vizează activități economice organizate în vederea obținerii unor bunuri materiale și servicii care sunt destinate satisfacerii clienților, prin transformarea unor resurse în scopul obținerii unui venit.

ℹ️ Dacă planul de afaceri este destinat uzului intern, este necesar ca procesul de producție să fie descris în amănunt, astfel încât să contribuie la îmbunătățirea sa. Dacă însă planul este întocmit cu scopul de a convinge un finanțator să acorde un credit pentru afacere, nu este necesar să fie prezentat în detaliu.

În planificarea propriu-zisă a producției vom descrie practic etapele procesului de producție, după care este recomandat să se facă o analiză SWOT, care prezintă punctele tari, și punctele slabe, oportunitățile și amenințările. Punctual, aceasta ar trebui să fie structura astfel:

Atunci când planificăm operațiuni de producție trebuie să ținem cont de următoarele 10 aspecte:

Productivitatea

Măsoară cantitatea de muncă și de timp care este necesară pentru realizarea unui produs sau serviciu. Aceasta poate influența marja de profit a firmei.

Impactul asupra naturii

Unele procese de producție și implicit firme funcționează afectând într-o oarecare măsură mediul înconjurător. Respectarea normelor de mediu implică anumite costuri suplimentare pe care trebuie să le efectueze fiecare agent economic pentru a funcționa legal.

ℹ️ Uniunea Europeană este foarte atentă la aceste aspecte și oferă punctaj suplimentar proiectelor care implementează soluții de protejarea mediului.

Capacitatea de producție

Reprezintă producția maximă care se poate obține într-o unitate economică în condiții normale de producție și într-o anumită perioadă de timp.

Pentru această secțiune, informațiile vor fi prezentate respectând această ordine:

numărul de minute, ore etc. și de muncitori pentru realizarea fiecărui produs;
numărul de produse realizate de un muncitor într-o anumită perioadă (minut, oră, zi etc.);
valoarea creșterii productivității muncii în anul anterior;
enumerarea limitărilor productivității;
metode de sporire a capacității producției;
modalități prin care se poate reduce norma de timp fără a se pierde din calitate;

Controlul calității

La acest punct sunt analizate toate aspectele care țin de controlul calității produselor și serviciilor oferite. Vor fi tratate următoarele subiecte:

persoana responsabilă cu controlul calității – aceasta trebuie să cunoască toate detaliile tehnice ale procesului de producție, deci trebuie să fie specializată. Uneori este necesar să fie înființate departamente speciale pentru controlul calității;
care sunt activitățile întreprinse pentru control. Un control al calității se poate efectua periodic, prin: sondaj, eșantionare sau testare ocazională;
care sunt activitățile care se desfășoară pentru asigurarea calității pe parcursul întregului proces;
cum se testează calitatea;
cum sunt motivați angajații să asigure calitatea. În general, oamenii pot fi motivați în două moduri: prin recompense sau prin sancțiuni.
cum se solicită părerea clienților. În evaluarea eficienței controlului calității și atitudinea clienților este importantă, de aceea părerile lor pot fi solicitate fie după preluarea comenzii, fie telefonic sau prin e-mail, dacă ei își dau în prealabil acordul în acest scop;

Logistica

Se încadrează în managementul operațiunilor și presupune planificarea, implementarea și controlul fluxului de bunuri și servicii de la origine la destinație.

Achizițiile

Aprovizionarea cu materii prime, mărfuri și servicii este indispensabilă pentru orice activitate comercială. Achizițiile provin de la furnizori, cu care firma are încheiate contracte în acest scop. Punctul acesta al planificării trebuie tratat astfel:

care sunt persoanele cu putere de decizie în achiziții;
care sunt materiile prime și materialele necesare;
care este valoarea medie a cheltuielilor cu aceste bunuri;
care sunt furnizorii;
ce opțiuni de furnizori alternativi există.

În MACHETA DE LUCRU pe care o puteți downloada din tabul RESURSE din platforma de curs https://proiecte-europene.eu/curs/, vom regăsi tabelul de mai jos pe care îl vom și completa.

Vor mai fi menționate și alte aspecte, precum: capacitatea furnizorilor de a satisface o comandă urgentăîntr-un timp scurt și ce cheltuieli implică, factorii care au stat la baza alegerii furnizorului/lor, condiții de creditare pentru furnizori, etc.

⚠️ Recomandarea de bază este aceea de a nu depinde de un singur furnizor. Deși multe firme cad în capcana de a alege varianta de preț cea mai avantajoasă în privința furnizorului, nu acesta ar trebui să fie criteriul definitoriu; comunicarea foarte bună, calitatea oferită, profesionalismul și disponibilitatea sunt aspecte de care trebuie să țină cont orice antreprenor atunci când își alege furnizorii.

Depozitarea

Toate bunurile materiale care se află în depozitul unei firme se numesc stocuri. Un nivel scăzut al acestora poate periclita activitatea, iar un nivel prea ridicat înseamnă bani blocați și spațiu ocupat. Prin urmare, asigurarea unor stocuri optime reprezintă idealul în orice proces de producție. Firmele românești au, în general, această problemă a slabei gestionări a stocurilor. Menționarea tuturor acestor aspecte este importantă într-un plan de afaceri intern, pe când pe plan extern nu aduce informații foarte utile. Datele previzionare nu vor fi foarte precise la începutul activității, dar verificarea periodică a planului de afaceri oferă posibilitatea de a compara previziunile cu realitatea.

ℹ️ Spațiile de depozitare trebuie să respecte anumite standardede mediu, în acord cu produsele depozitate: lumină, temperatură, umiditate etc.

Ordinea de abordare a subiectelor privind gestionarea stocurilor este aceasta:

persoana responsabilă cu controlul stocurilor;
care este nivelul minim de stocuri ce trebuie asigurat în permanență;
în ce interval de timp sunt aduse materialele de la furnizori;
ce sistem informațional este folosit pentru managementul stocurilor;
ce acțiuni sunt întreprinse pentru a se reduce furturile;
aspecte ce privesc depozitarea.

Mentenanța

Întreținerea este foarte importantă pentru a te asigura că firma funcționează la parametri normali. În acest sens, trebuie efectuate periodic verificări de rutină, iar acolo unde este nevoie, se vor realiza reparații. Mentenanța vizează mai multe zone de interes:

mentenanța terenului;
mentenanța structurilor;
mentenanța echipamentelor;
mentenanța administrativă;
întreținerea utilităților: apă, curent electric, canalizare, deșeuri etc.
securitatea la locul de muncă.

Distribuția

Distribuția reprezintă modalitatea prin care produsele și serviciile unei firme ajung la destinatari. Pentru a putea face acest lucru, societățile apelează la distribuitori, care sunt persoane fizice sau juridice.

Distribuția poate fi de trei tipuri: directă (se realizează prin magazine proprii), indirectă (prin intermediari) sau exclusivă (produsele și serviciile firmei sunt distribuite prin intermediul unui distribuitor unic). Toate detaliile enumerate mai jos vor fi specificate în planul de afaceri:

cum se realizează distribuția;
distribuția directă;
distribuția indirectă;
avantajele intermediarilor;
dezavantajele intermediarilor;
distribuitori alternativi;
distribuitori exclusivi;
plățile și comisioanele

Activități după vânzarea propriu-zisă

Politica de garanții le dă clienților siguranță atunci când achiziționează produse sau servicii. Ei se asigură în acest mod că în cazul în care bunurile nu au calitatea garantată, pot fi despăgubiți.

Garanțiile sunt o dovadă a seriozității firmei în fața publicului ei. Cu cât acestea sunt mai clare și mai ferme, cu atât societatea va atrage și mai mult respectul clienților. Pentru ca această politică să aducă mai multe beneficii decât riscuri pentru firma ta, trebuie să te asiguri că produsele sau serviciile nu se abat de la standardele de calitate.

Chiar dacă aduc o pierdere economică importantă în unele cazuri, rebuturile nu vor fi niciodată destinate vânzării. Dacă un client achiziționează un anumit produs și îl returnează producătorului, este vorba despre un retur. În acest caz, planul de afaceri trebuie să specifice clar:

care este perioada de garanție;
care sunt condițiile de garanție;
care este politica de retururi;
care este rata medie de retururi:
care sunt cheltuielile medii pe retururi;
cum se poate solicita opinia clientului.

Metode prin care se organizează producția

Pe piață au apărut așa numitele sisteme integrate de organizare a producției, care produc pe principiile producției în flux, dar în condițiile producției în serie. Acestea pot fi întâlnite sub mai multe denumiri:

programare liniară
metoda PERT;
metoda CPM
metoda Just in Time (JIT)

Prima dintre metode este programarea liniară, care este utilizată pentru optimizarea alocării resurselor. Ea ține cont de două elemente: restricții și obiective. Poate fi utilizată în producție pentru a rezolva anumite probleme, precum:

repartizarea producției la anumite mașini pentru a maximiza profitul;
determinarea cantităților din bunurile care se produc;
transportul produselor.

Program Evaluation and Review Technique (Metoda PERT) – care se traduce prin „Tehnica Evaluării Repetate a Programului”, este folosită în cazul producției de unicate de mare importanță, cu un grad ridicat de complexitate, unde este nevoie ca operațiile succesive să fie realizate odată cu respectarea restricțiilor de termene și de prioritate.

Această metodă conține detalii despre sarcinile din proiect, intervalele de timp și dependențele dintre acestea. Ca formă grafică, ea este o rețea de noduri conectate de linii direcționale. Aceste noduri reprezintă evenimente din proiect, liniile direcționale reprezintă sarcinile, iar direcția vectorului arată ordinea în care se realizează aceste sarcini.

Conceptul cel mai important al acestei metode de analiză îl reprezintă drumul critic care se referă la drumul de la începutul până la sfârșitul rețelei, care presupune cel mai mare total de timp decât oricare alt drum din această rețea. În acest fel, se pun bazele pentru stabilirea calendarului unui proiect, pentru că durata totală a acestuia nu poate fi mai mică decât timpul total al unui drum critic.

Analiza PERT se realizează în următoarele etape:

Planificare: se identifică sarcinile și se estimează timpul necesar desfășurării lor, se aranjează sarcinile și evenimentele într-o secvență și se desenează diagrama;
Încadrarea în limita de timp: se vor stabili datele de început și de sfârșit, acolo unde este posibil acest lucru;
Analiza propriu-zisă: se calculează datele minime și datele maxime posibile, dar și marjele de timp pentru fiecare eveniment. Se lucrează de la stânga la dreapta și apoi invers, după care se evaluează oportunitatea planificării și revizuirea, unde este cazul.

Dacă se respectă câteva reguli, analiza PERT va fi una precisă și folositoare:

doar un eveniment de start și unul de final;
rețeaua nu trebuie să aibă întreruperi;
evoluția sarcinilor în timp se reprezintă de la stânga la dreapta;
nu vor exista două sarcini care leagă aceleași două evenimente;
fiecare eveniment are un număr de identificare unic, deci și sarcinilor le vor corespunde o identificare unică;
un eveniment va avea data minimă posibilă, marja de timp și data maximă permisă;
marja de timp se calculează făcându-se diferența dintre data maximă permisă și cea minimă posibilă;
data minimă posibilă și cea maximă permisă pentru evenimentul de start trebuie stabilită la 0;

Din această diagramă nu trebuie să fie omise următoarele evenimente: aprobări, evaluări, testări. O evaluare poate dura până la 2 săptămâni, cu mențiunea că aprobările din partea managementului sau utilizatorilor se pot întinde pe o perioadă lungă. Astfel că în realizarea unui plan este nevoie de un anumit timp, uneori generos, pentru a finaliza toate sarcinile.

Anumite diagrame PERT se încheie la evenimentele majore legate de evaluare. Unele organizații includ chiar și evaluări ale finanțării într-un ciclu de viață al unui proiect. În această situație, diagrama va trebui să se încheie în nodul de evaluare.

Reținem că etapele metodei PERT sunt următoarele:

Identificarea acelor activități specifice și a tuturor obiectivelor intermediare – în acest sens se poate alcătui o listă de activități care, la nevoie, să poate fi dezvoltată pe baza informațiilor de care se dispune;
Determinarea etapelor activităților – se referă la analiza fiecărei activități astfel încât să se determine relațiile dintre ele și ordinea în care trebuie încheiate;
Realizarea diagramei de rețea – pentru construirea diagramei se utilizează un software, care poate fi manual sau specializat. Se vor folosi simboluri uzuale (activitățile pot fi reprezentate prin săgeți, iar obiectivele intermediare prin cerculețe).
Estimarea timpului pentru fiecare activitate – este nevoie de determinarea a trei timpi: optimistic (Topt), probabil (Tprob) și pesimistic (Tpes). Formula de calcul este următoarea: Tra=(Topt+4*Tprob+Tpes)/6
Determinarea căii critice – aceasta se poate realiza prin adăugarea timpilor activităților alocați pentru fiecare secvență care rezultă în cea mai lungă cale a proiectului.
Completarea PERT când proiectul se dezvoltă – atunci când proiectul înregistrează progrese, se vor face modificările necesare, astfel timpii programați pot fi înlocuiți cu cei realizați. În cazul în care apar întârzieri, vor fi alocate resurse suplimentare pentru recuperarea lui, iar diagrama PERT va trebui modificată.

Avantajele PERT:

Diagrama PERT este foarte utilă, în comparație cu alte metode care se folosesc în prezent, pentru că oferă unele informații precum:

Data de începere și de încheiere a unui proiect;
Timpul prognozat pentru realizarea proiectului;
Probabilitatea realizării înainte de data specificată;
Activități – căi critice – cu impact direct asupra datei de încheiere a proiectului;
Activități cu timp suplimentar – timpul poate fi pus la dispoziție activităților-căi critice;

Critical Path Method – Metoda CPM

Această metodă a drumului critic constă în segmentarea unui proiect la un nivel care să permită stabilirea interacțiunilor dintre părți. Părțile componente sunt de fapt activitățile din cadrul unor acțiuni complexe. Specialistul care ia parte la definirea listei de activități se folosește de experiența dobândită pentru a răspunde la mai multe întrebări:

care este durata activității?
ce activități este necesar să o preceadă sau să o succeadă pe aceasta?

Astfel se poate realiza un tabel în care sunt notate activitățile proiectului, duratele lor și intercondiționăriledintre ele.

La activități, pot fi trecute codurile acestora sau denumirea;

La condiționări se pot specifica activitățile precedente. În cazul activităților de start nu sunt activități precedente, deci va fi trecută o liniuță;

La durata activității se va preciza durata de execuție.

Prin metoda CPM se analizează drumul critic, unde timpul este singurul parametru analizat. În realizarea graficului-rețea se ține cont de aceste convenții: pentru fiecare activitate este asociat un segment orientat care se numește arc, ce este definit prin capetele sale, deci fiecare activitate se identifică printr-un arc, iar condiționarea a două activități se poate reprezenta prin succesiunea de două arce adiacente. Nodurilereprezintă momentele definitorii ale proiectului, care sunt stadiile activităților (începerea unora și terminarea altora).

Există câteva reguli de realizare a grafului:

activitățile trebuie să fie reprezentate prin arcuri ale căror orientare indică desfășurarea în timp;
fiecare arc este limitat prin două noduri (care se reprezintă prin cerculețe), acestea simbolizând momentele de început și de sfârșit ale activității;
există și arce care nu corespund niciunei activități, iar acestea vor fi reprezentate punctat, și se vor numi activități fictive, pentru că nu consumă resurse și au durata 0;
în general, lungimea unui arc nu este proporțională cu lungimea activității;
în privința activităților, acestea vor fi reprezentate prin arce sub această formă:

ℹ️ Acest procedeu CPM se bazează pe o corespondență bipartidă între părțile componente ale unui proiect (evenimente, activități) și elementele unui graf (noduri și arce).

Metoda Just In Time (JIT)

Această metodă permite organizarea producției în „flux tras”, asigurând coordonarea desfășurării acesteia în funcție de cererile precizate în fluxul de fabricație. Cu ajutorul ei, producția va avea o fiabilitate corespunzătoare în raport cu termenele de execuție, calitatea și costurile. Coordonarea se realizează din aval către amonte, adică o comandă de fabricație va fi transmisă ultimului loc de muncă al procesului tehnologic, adică acolo unde se realizează, de obicei, montajul general. Din acest loc, va fi transmis locului de muncă precedent necesarul de piese. Astfel, metoda este diferită de sistemele clasice de producție, care funcționează pe principiul „fluxurilor împinse”, în care piesele produse în primele locuri de muncă sunt împinse înainte, fără să existe interesul dacă vor intra în producție imediat sau vor fi depozitate în magaziile intermediare.

ℹ️ După cum spune și numele, metoda Just In Time presupune organizarea procesului de producție prin aducerea „tocmai la timp” a materiilor prime la locurile de muncă pentru prelucrare, fără timpi de așteptare inutili sau stocări. Se aplică și in alte cazuri: aducerea „tocmai la timp” a pieselor necesare pentru montajul subansamblelor, executarea „tocmai la timp” a produselor finite, pentru a se evita stocările inutile și a se respecta termenele de livrare.

Pentru eficientizare, se va ține cont de următoarele cerințe:

fiecare verigă organizațională se amplasează rațional;
se vor reduce timpii de pregătire-încheiere, pentru schimbarea seriei într-un timp optim;
activități de control al calității pe principiul: control total în condițiile unui control selectiv;
fiabilitate maximă a mașinilor, pentru a se reduce costurile aferente staționării din cauza căderilor accidentale ale lor.

Avantajele metodei JIT sunt următoarele:

reducerea costurilor privind stocurile, rebuturile, timpul de muncă;
reducerea investițiilor – prin minimizarea stocurilor și implicit a spațiilor de depozitare;
creșterea veniturilor, datorită îmbunătățirii calității produselor și a volumului vânzărilor;
creșterea productivității muncii, datorită sporirii responsabilității angajaților;

ℹ️ Orice nelămurire ai în legătură cu accesarea de fonduri nerambursabile, pune o întrebare în secțiunea de suportdisponibilă pe https://www.proiecte-europene.eu/curs/suport/ și îți vom răspunde în cel mai scurt timp posibil.

Studiu de caz

Gestionarea eficientă a resurselor (bani, oameni, timp) este esențială, indiferent că este vorba de un magazin online sau de zugrăvirea unei bucătării. Tehnica Managementului de proiect se poate implementa în orice situație.

Pentru zugrăvirea unei bucătării, este necesar să se identifice pentru început toate activitățile care vor fi desfășurate. Acest lucru nu este neapărat simplu, mai ales pentru oamenii care nu au mai făcut asta până acum. În general, când se gândesc să zugrăvească, oamenii își schițează în linii mari cum ar trebui să arate spațiul renovat, ce achiziții trebuie să facă etc. Rămân însă lucrurile de detaliu, care pot scăpa din vedere, așa că după o consultare cu un specialist se pot stabili următoarele activități:

1. Mutarea mobilei;
2. Demontarea corpurilor de iluminat și a prizelor;
3. Scoaterea faianței de pe pereți;
4. Rașchetarea pereților;
5. Scoaterea gresiei;
6. Zugrăvirea pereților;
7. Montarea gresiei;
8. Reașezarea mobilei, a prizelor și a corpurilor de iluminat.

Sunt astfel identificate 8 activități, iar în această etapă pot fi estimate atât durata, numărul necesar de oameni, cât și costurile. Într-un Management de Proiect, activitățile sunt enumerate în Work Breakdown Structure (WBS), care trebuie să fie agreat și de managerul de proiect.

Desfășurarea într-o succesiune logică a tuturor activităților care au fost stabilite este foarte importantă, pentru a nu apărea probleme, precum aspect neîngrijit, din cauza picăturilor de vopsea care pot rămâne pe diverse suprafețe.

Unele activități, cum ar fi demontarea prizelor, scoaterea faianței și rașchetatul pereților se pot face în paralel. Activitățile au durate distincte – 4, 3, 1 zile, putându-se opta pentru trei oameni, fiecare să se ocupe cu o anumită activitate. De asemenea, se pot angaja doar doi, unul pentru activitatea 8 – pentru 4 zile și al doilea pentru activitățile C, respectiv D, care se pot încheia în același timp cu B.

Încă două activități s-ar mai putea desfășura în paralel – E și F – scoaterea gresiei și zugrăvirea. În această situație, activitățile necesită durate diferite. Poate părea că persoana care se ocupă de scoaterea gresiei beneficiază de o zi în plus în comparație cu cel care zugrăvește, pentru că sarcina sa este mai scurtă. De fapt, el poate monta gresia, care durează 4 zile, astfel că persoana care se poate relaxa o perioadă este cea care zugrăvește pereții (activitatea F).

Folosind Diagrama de Activități, se poate vedea cu exactitate cine poate să întârzie o activitate, fără să afecteze durata întregului proiect, calculându-se Marja Totală (Total Float). Totodată se va vedea cât poate întârzia o activitate fără ca începutul următoarei activități să fie decalat, calculându-se Marja Liberă (Free Float).

EST = Earliest Start Time (cel mai devreme moment de start al activității);
d= activity duration (durata activității);
EFT = Earliest Finish Time (cel mai devreme moment de final al activității);
LST – Latest Start Time (cel mai întârziat moment de start al activității);
LFT – Latest Finish Time (cel mai întârziat moment de final al activității);
TF – Total Float (marja totală);
FFE = Free Float (marja liberă);
TF (marja totală) = LFT – EFT;
FFE (marja liberă) = EST – EFT;

Completarea acestui tabel se face de la activitatea A. Durata activității se completează în coloana Durată, iar în cazul nostru reprezintă număr de zile.

În coloana Dependență trecem dependența activităților de alte activități. Activitatea F depinde de încheierea activităților B, C, D, prin urmare nu va începe mai devreme de 6 zile – care este cel mai devreme moment de încheiere al activității B (ca să încheiem activitatea B care durează 4 zile, trebuie mai întâi să încheiem activitatea A de care B depinde, cum A durează 2 zile, iar B 4 zile, deducem că activitatea F, nu poate începe mai devreme de 6 zile).

Se vor repeta operațiile până la sfârșitul ultimei activități, care se încheie în cel mai devreme moment EFT 13 zile.

Explicația calculului

H depinde de F și G

Am văzut ca activitatea F durează 2 zile și depinde de B care durează cel mai mult dintre cele trei activități (B, C, D), mai exact 6 zile (4 zile durata efectiva B și 2 zile durata A care este o acțiune dependentă de B, o precede). Așadar în ziua 8, F este finalizat, F = 2 zile (durata F) + 4 zile (durata B) + 2 zile (durata A)

Activitatea G durează 4 zile, dar depinde de finalizarea activității E, deducem că G = 4 zile + E.

Doar că activitatea E la rândul ei durează 1 zi si depinde de B, deci E=1 zi +B

Activitatea B durează 4 zile și depinde de A, deci B=4 zile + A. Cum activitatea A durează 2 zile, deducem că activitatea B este gata după 6 zile.

Cu activitatea B este gata după 6 zile, deducem că activitatea E este gata după 7 zile.

Cum activitatea E este gata după 7 zile, deducem că activitatea G este gata după 11 zile.

Cum activitatea H durează 2 zile, dar depinde de finalizarea activității F (care este finalizată la sfârșitul zilei 8) , respectiv de finalizarea activității G (care este finalizată la sfârșitul zilei 11), deducem că activitatea H este finalizată în ziua 11 + 2 zile (cât durează activitatea în sine), respectiv la sfârșitul zilei 13.

Diferențe între Sistemele de Planificare PERT vs CPM

Gestionarea unui proiect necesită un mod sistematic de planificare, programare, executare, monitorizare pentru a se atinge obiectivul precizat în momentul în care se formulează proiectul.

Dacă Tehnica de Evaluare și Revizuire a Programului (PERT) se potrivește în cazul proiectelor unde nu se cunoaște timpul necesar pentru finalizarea activităților, Metoda Critică (CPM) se aplică în proiectele recurente.

Punctul comun al celor două metode de planificare îl constituie abordarea în privința proiectării rețelei și pentru determinarea căii sale critice. Totuși, CPM este destul de diferit de PERT, pentru că PERT se concentrează asupra timpului, iar CPM pune accent pe aspectul cost-timp.

PERT

În cadrul său se planifică, organizează, coordonează și controlează activitățile considerate incerte.Reprezintă sarcinile care trebuie realizate pentru finalizarea unui proiect, punând accent pe cel mai mic timp de finalizare a unei activități, precum și timpul minim pentru a finaliza întregul proiect. Metoda a fost dezvoltată la finele anilor 1950, cu scopul de a reduce timpul și costul unui anumit proiect. În cadrul PERT proiectul este împărțit în activități și evenimente.

CPM

A fost dezvoltat de asemenea la finalul anilor 1950, fiind un algoritm utilizat pentru planificarea, coordonarea și controlul tuturor activităților din cadrul unui proiect. De această dată, durata activității este sigură și fixă. Ajută la identificarea activităților critice și non-critice astfel încât să se reducă timpul procesului. Cu alte cuvinte, identificarea activităților critice este esențială pentru că orice întârziere a unei activități va influența întregul proces. Metoda prezintă o listă a tuturor activităților necesare dintr-un proiect, urmată de calculul timpului care este necesar pentru îndeplinirea fiecărei activități. Se determină dependența dintre activități, iar calea critică este calea cu cea mai mare lungime.

PERT este o tehnică de management al proiectelor care vizează planificarea, organizarea, coordonarea și controlul tuturor activităților incerte (imprevizibile). CPM reprezintă o tehnică statistică de planificare, organizare, coordonare și control al activităților bine definite (previzibile);
Prin PERT se planifică și controlează timpul, prin CPM se controlează costurile și timpul;
PERT este un proiect de cercetare și dezvoltare, CPM este un proiect de construcție;
PERT se bazează pe evenimente, CPM pe activități;
PERT prezintă trei estimări (timp optim, timp probabil, timp pesimist), iar CPM prezintă o singură estimare;
PERT se utilizează în cazul activităților care nu sunt repetitive, CPM în cele repetitive;
În cazul CPM există o delimitare între activitățile critice și cele necritice, dar în PERT nu este cazul;
CPM utilizează crashing – o tehnică de scurtare a duratei unui proiect. Conceptul nu se aplică în cazul PERT.

ℹ️ Concluzia ar fi că diferența cea mai mare dintre cele două metode, care par destul de asemănătoare, este aceea că PERT acordă o importanță deosebită reducerii timpului, în timp ce CPM vizează optimizarea costurilor.