Acest aspect, al planificării resurselor umane nu a reprezentat întotdeauna o prioritate pentru organizații, față de alte laturi ale activității lor. În secolul trecut, în cadrul acestora, apăreau frecvent neconcordanțe între necesarul și disponibilul de personal, care se transformau în adevărate dezechilibre în structura internă. Observând această situație, organizațiile au început să sporească eforturile pentru a planifica mai atent sistemul de resurse umane, prin metode din ce în ce mai stricte.
Planificarea resurselor umane este importanță pentru că:
- permite asigurarea personalului în acord cu dezvoltarea anticipată a organizației;
- nu dă voie să apară dezechilibre majore, cauzate de inexistența personalului sau de supraabundența acestuia, față de nevoile reale din activitate;
- ajută la dezvoltarea resurselor umane în cadrul organizației, dezvoltând personalitatea profesională a salariaților.
Fiecare planificare a resurselor umane cuprinde mai multe elemente:
- o definire a politicilor de dezvoltare a resurselor actuale și de atragere de noi cadre;
- o analiză a situației actuale a resurselor din cadrul organizației;
- o interpretare a previziunilor de dezvoltare care vizează cerințele viitoare de resurse de muncă;
În cazul microîntreprinderilor și al întreprinderilor mici, acest capitol nu necesită o abordare foarte detaliată în planul de afaceri, pentru că nu există o structură amplă a firmei. Chiar și în aceste situații însă este nevoie de participarea eficientă a fiecărui angajat la dezvoltarea afacerii, iar o planificare în acest domeniu este vitală pentru a avea o imagine cât mai clară asupra structurii de personal, eliminându-se riscul eșuării în planurile de dezvoltare, în cazul în care nu se ține cont de factorul uman de care se dispune.
| ℹ️ Prezentarea detaliată a situației resurselor umane nu reprezintă un interes foarte mare pentru finanțatori, care sunt mai atrași de structura, necesarul de personal și de analiza conducerii manageriale. |
Planificarea resurselor umane trebuie să răspundă la următoarele întrebări:
- de câți oameni este nevoie în firmă?
- de ce fel de oameni este nevoie în firmă?
- cât personal trebuie să fie angajat din exterior?
- cât din personal poate fi acoperit din resurse interne?
- în ce structuri va fi angajat personalul?
- ce poate face organizația pentru a dezvolta resursele umane de care dispune?
Sunt mai multe acțiuni necesare în planificarea resurselor umane:
- o analiză a vârstei medii a personalului;
- o analiză a fluctuației de personal pe departamente sau activități, pentru o perioadă de până la 5 ani;
- identificarea tuturor meseriilor specifice organizației și acoperirea la nivelul organizației în raport cu cerințele reale;
- compararea cerințelor cu disponibilitățile din departamente/activități, tot pe o perioadă de 5 ani;
| ⚠️ Obiectivele pot fi cuantificate prin exprimări procentuale. Ca un exemplu, unul din obiectivele planului de resurse umane poate fi reducerea absenteismului cu 15% în fiecare an, pe o perioadă de 5 ani. |
Management resurselor umane – obiective
Creșterea performanței activităților din cadrul firmei reprezintă un obiectiv principal în managementul resurselor umane. Fiecare organizație își dorește să se folosească într-un mod eficient de propriul personal, iar una dintre activitățile urmărite este stimularea angajaților firmei, fie pentru a se reduce absenteismul și fluctuațiile de personal, fie prin sporirea siguranței la locul de muncă. O altă măsură necesară este șiîmbunătățirea eficacității angajaților prin atribuirea unor sarcini personale care să fie realizate cu succes.
Management resurselor umane – strategia
Strategia de resurse umane reprezintă ansamblul activităților de resurse umane prin care o companie urmărește să-și îndeplinească obiectivele din acest domeniu. Ea trebuie să impună un cadru pentru desfășurarea activității. Se stabilește necesarul de personal, se decide realizarea sau modificarea procedurilor specifice de recrutare și integrare a personalului, dar și modul cum va fi tratat personalul de conducere.
Necesarul de personal
La acest punct se estimează numărul de angajați necesari și tipul lor. Se menționează și care sunt provocările în domeniu, dacă sunt. Spre exemplu, în agricultură, forța de muncă trebuie instruită și bine motivată pentru a-și menține interesul și a respecta procesul de muncă.
Structura de personal
În cazul firmelor existente, se impune o definire a situației actuale privind resursele umane, incluzându-se și organigrama într-o anexă. Completarea acestei secțiuni se face detaliindu-se următoarele aspecte:
- număr total de angajați – cei pe perioadă nedeterminată și cei pe perioadă determinată;
- număr total de colaboratori – cei pe perioadă nedeterminată și cei pe perioadă determinată;
- structura numerică de personal (conducere, personal direct și indirect productiv);
- numărul schimburilor și durata;
- calificările angajaților;
- cum sunt organizați: individual sau în echipă;
- supraveghetorii;
- alte aspecte specifice privind personalul;
Recrutarea de personal și integrarea
Recrutarea, selecția și integrarea sunt procese care necesită o abordare atentă pentru a le eficientiza efectele. Nici acest capitol nu prezintă interes pentru un finanțator, însă este benefic pentru firmă. Cei care nu dau importanță acestor activități au parte deseori de erorile care pot fi costisitoare pentru firmă și pot crea probleme de funcționare.
Recrutarea este o activitate prin care sunt identificate acele persoane care au caracteristicile necesare pentru a ocupa posturile vacante. La acest punct este necesar să se vorbească despre modul cum decurge un proces de recrutare în firmă. Etapele acestui proces trebuie să fie următoarele:
- redactarea unui anunț de recrutare;
- publicarea acestui anunț;
- primirea CV-urilor;
- completarea formularelor de către candidați;
- trierea CV-urilor.
Selecția este reprezintă și ea un proces important prin care se alege un candidat care îndeplinește mai multe criterii pentru ocuparea unui post. Un proces de selecție are anumite etape, care pot fi detaliate în plan:
- anunțarea interviurilor;
- susținerea interviurilor;
- testarea candidaților;
- decizia de angajare;
- acceptarea sau respingerea candidaților;
- pregătirea demarării activității pentru angajatul/angajații selectați.
Integrarea se referă la asimilarea unei persoane într-un mediu profesional și adaptarea la cerințele grupului. Integrarea profesională este completă atunci când angajatul poate îndeplini cu succes sarcinile postului pe care îl va ocupa.
Etapele acestui proces încep cu acomodarea la locul de muncă a noilor angajați și continuă cu urmărirea integrării, după care se va ajunge la arhivarea dosarelor și a rapoartelor necesare.
Instruirea personalului
Instruirea profesională este un proces prin care se schimbă sistematic comportamentul și atitudinea angajaților pentru a crește eficiența lor. Aceasta se poate face pe tot parcursul activității profesionale. Este de trei feluri: pregătirea, perfecționarea și dezvoltarea profesională, fiecare dintre ele implicând costuri suplimentare.Instruirea este o modalitate de a crește eficiența la locul de muncă, de a oferi produse și servicii de o calitate mai bună și de a reduce numărului rebuturilor și al retururilor. Pe de altă parte, angajații neinstruiți sunt mai nemulțumiți, nu-și găsesc rolul în companie și pot înregistra performanțe mai slabe.
- Pregătirea profesională a angajaților
Prin această strategie se are în vedere dezvoltarea de noi capacități profesionale. Se realizează de obicei la locul de muncă prin: înlocuirea temporară a unui șef, delegarea sarcinilor, rotația pe posturi, participarea la conferințe și cursuri;
- Perfecționarea profesională a angajaților
Este acel proces de instruire care are ca scop îmbunătățirea capacității profesionale care există deja la angajați și poate include: calificare și policalificare. Uneori, sunt achiziționate echipamente și utilaje care necesită cunoștințe specifice de utilizare. O calificare este binevenită pentru ca angajații să poată controla și să folosească la randament maxim respectivul echipament. În privința policalificării, scopul este de a pregătii angajații pe mai multe domenii, făcându-i în acest fel capabili să acopere domenii diverse.
- Dezvoltarea profesională a angajaților
Are ca scop însușirea unor cunoștințe utile, atât în cazul poziției actuale. cât și în cea viitoare din firmă. Se pot folosi programe de dezvoltare în special în cazul personalului care avansează.
Stimularea performanțelor angajaților
Se realizează prin stimularea creativității și motivarea personalului, cunoașterea drepturilor și a obligațiilor, recompensare sau sancționare, în funcție de rezultate. Este util în acest scop un manual al angajatului. În ceea ce privește drepturile și obligațiile, acestea sunt stabilite prin Codul Muncii și prin contractele de muncă (individuale sau colective).
Disciplina muncii va fi definită în Regulamentul de Organizare și Funcționare care este disponibil în orice companie și cuprinde toate regulile de comportament pentru angajați. Vizează două zone: organizatorică (fiecare angajat trebuie să-și respecte obligațiile și relațiile de muncă) și tehnologică (fiecare angajat trebuie să respecte succesiunea și conținutul operațiunilor tehnologice).
Recompensarea este reprezentată prin totalitatea veniturilor materiale și a avantajelor de care poate beneficia un angajat pentru activitatea desfășurată. Poate fi directă (acordarea sporilor, stimulentelor a unor salarii suplimentare) sau indirectă (plata concediului de odihnă. dividende etc.).
Sancțiunile se impun în cazul abaterilor disciplinare. Încălcarea normelor legale din regulamentul intern și din contractul de muncă reprezintă o abatere disciplinară, care va fi sancționată.
Conducerea managerială
La acest capitol vor fi introduse cele mai importante elemente care caracterizează personalul din management.
Începutul activității într-o firmă nu presupune neapărat o echipă managerială, dar odată cu dezvoltarea va fi nevoie de personal calificat în management. Calitățile acestora se vor reflecta în performanțele firmei pe termen lung.
În planul de afaceri este necesară analizarea personalului din acest sector din următoarele unghiuri:
- experiență – menționarea acesteia și atașarea tuturor CV-urilor echipei manageriale în Anexe. Se va nota, în fiecare caz: funcția, perioada și responsabilitățile;
- educație;
- puncte tari;
- puncte slabe
Stimulente și compensații
Echipa managerială se bucură, în general, de privilegii speciale față de restul angajaților, prin prisma responsabilităților pe care le are, de aceea acest capitol, deși este legat de cel anterior care face referire la recompensarea angajaților, va fi tratat separat. Se vor specifica următoarele:
- salariul;
- beneficiile;
- alte stimulente individuale sau de echipă
Consiliul de administrație (consiliul director)
Acesta este un colectiv bine organizat care deține sarcini de conducere, de avizare a activității sau de administrare. Pentru societățile comerciale, atribuțiile de acest tip sunt stabilite prin Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale.
Dezvoltarea firmei și creșterea cifrei de afaceri impun angajarea de persoane specializate în management, pentru ca firma să fie condusă într-un mod profesionist, în timp ce tu poți rămâne asociat și să te bucuri de dividende. Analizarea personalului se face în felul acesta:
- funcția;
- studiile;
- experiența profesională;
- data angajării;
- nivelul compensațiilor și al stimulentelor
| ℹ️ Specialiștii externi
Uneori este mai eficient din punct de vedere economic să fie angajate firme sau persoane specializate pentru acoperirea anumitor activități, pentru care nu se justifică plata periodică a unui salariu. Este cazul: consultanților, avocaților, traducătorilor, specialiștilor din domeniul tehnic etc. |
Așadar, este esențial ca organizațiile să acorde o atenție deosebită planificării resurselor umane pentru a asigura o bună funcționare a activităților și pentru a atinge obiectivele stabilite pe termen lung!