Întreaga procedură de achiziții în cadrul Programului Național de Dezvoltare Rurală (PNDR) se desfășoară online, pe site-ul www.afir.info. Astfel că beneficiarii vor trebui să se autentifice, cu un nume de utilizator și o parolă pe https://online.afir.info/Account/Login
Raport de selecție sau proces verbal de deschidere – în cadrul procedurii de selecție de oferte – va trebui să precizeze:
- certificare prin cod CAEN înscris în certificatul ONRC a domeniului de activitate care este prevăzut în cererea de ofertă;
- datele cu privire la ședința comisiei de evaluare a ofertelor (nume, număr înregistrare oferte, primirea în termen a ofertelor, valoare oferte financiare, cine din partea ofertanților a luat parte la deschiderea ofertelor;
- clauza etică privind conflictul de interese;
- concluzie comisie de evaluare oferte;
- respectarea specificațiilor tehnice și a termenilor de referință din studiul de fezabilitate al dosarului administrativ al cererii de finanțare;
- procesul evaluării ofertelor nu trebuie să fie mai mare de 25 de zile calendaristice.
Raportul de selecție se aprobă de către organul de conducere al beneficiarului privat prin hotărâre, decizie sau alt act.
- Selecția de oferte
Pentru contractele mai mari de 15.000 de euro fără TVA, se va aplica procedura de selecție de oferte pentru a fi adjudecate. Condiția este de a fi publicate pe site-ul AFIR o invitație de participare și dosarul cererii de oferte, după care beneficiarul poate primi online cel puțin o ofertă conformă, care respectă criteriile tehnice și financiare. Ofertele conforme se vor încadra în valoarea licitată aferentă din buget. În ceea ce privește invitația de participare, va trebui înregistrată în Registrul de intrări-ieșiri al beneficiarului privat.
Ofertele pot fi depuse în termen de 10 zile lucrătoare de la momentul publicării pe site.
| ⚠️ Pentru a se asigura că toate specificațiile tehnice din caietul de sarcini nu sunt restrictive și că nu vizează un anumit producător, beneficiarul trebuie să atașeze la invitația de participare minim două specificații tehnice similare care provin de la producători diferiți. Prevederea se aplică și pentru adjudecarea contractelor de achiziții pentru furnizarea de bunuri.
Aici găsiți un model de caiet de sarcini: http://www.comunablandesti.ro/admin/documente/anunturi_decizii/anunturi_1525764520.pdf |
Un exemplu ar fi cel de mai jos:
| Studiu de fezabilitate | Producătorul 1 | Producătorul 2 |
| Specificații tehnice studiu de fezabilitate | Specificațiile tehnice ale modelului | Specificații tehnice model
|
Beneficiarii pot depune sau încărca inclusiv documente ce pot fi procurate de pe site-uri de prezentare, cum ar fi broșuri, în care sunt prezentate specificațiile tehnice.
În interfață, beneficiarul va publica declarația de conformitate, prin care confirmă că datele ce au fost înscrise sunt autentice, copia după certificatul unic de înregistrare și va completa pe site datele necesare pentru validare.
Experții OJFIR vor valida autentificarea beneficiarului, comparând datele din cererea de finanțare în termen de o zi lucrătoare.
Solicitanții demarează procedura de achiziții pentru servicii care au o valoare mai mare de 15.000 de euro fără TVA. Ei pot desfășura pe proprie răspundere, după ce primesc notificarea privind selectarea și contractarea proiectului, pe baza codului de proiect, dar și procedurile de achiziții de bunuri sau execuția unor lucrări. Avizarea procedurilor va fi făcută după ce se va semna contractul de finanțare cu AFIR.
| ⚠️ Solicitantul trebuie să cuprindă în contractul de achiziție pentru furnizare de bunuri, execuție lucrări sau prestări servicii un articol suspensiv prin care va stipula că în cazul în care AFIR nu avizează procedura de achiziții, contractul va deveni nul. |
Este recomandat ca solicitanții să coreleze startul procedurilor de achiziții cu semnarea contractului de finanțare, pentru ca operatorul economic să-și poată realiza obiectivul specificat în contract, după ce primește avizul AFIR, fiind eliminate astfel riscurile legate de lipsa bunurilor sau modificările de preț.
Contractul de prestări servicii intră în vigoare după semnarea celui de finanțare și după ce se primește avizul AFIR. Solicitantul trebuie să respecte manualul de proceduri pentru beneficiarii privați de când este demarată procedura de selecție a ofertelor.
| ℹ️ Etapele prin care se face depunerea dosarului
Solicitanții care derulează proceduri de achiziții pentru serviciile eligibile care au valoare de peste 15.000 de euro fără TVA, trebuie să parcurgă aceleași etape din punct de vedere al fluxului de achiziții în online pentru selecția ofertelor ca și beneficiarii privați, adică:
|
- O singură ofertă
Contractele mai mici de 15.000 de euro fără TVA necesită ca solicitanții să opteze pentru aplicarea procedurii cu o ofertă sau a celei de mai sus. Ei vor depune spre verificare și avizare doar contractul, Declarația pentru respectarea regulilor pentru evitarea conflictului de interese – Anexa 4 (se poate downloada din platforma de curs https://proiecte-europene.eu/curs/) și certificatul constatator emis de Registrul Comerțului pentru a verifica dacă există un conflict de interese între solicitant și acționariatul ofertantului până se semnează contractul.
| ⚡ Se interzice divizarea achizițiilor de același tip, adică bunuri, lucrări și servicii a căror valoare este mai mare de 15.000 de euro fără TVA în contractele mici, pentru a se evita procedura de selecție de oferte.
Care sunt serviciile de același tip:
Care sunt lucrările de același tip:
Bunuri de același tip:
|
Achizițiile simple vor fi verificate și avizate de OJFIR în mediul online, iar cele complexe de către CRFIR, prin departamentele de specialitate, după ce solicitantul semnează contractul de finanțare cu AFIR.
Invitația de participare
Așadar, invitația de participare, formular Anexa 2 (se poate downloada din platforma https://proiecte-europene.eu/curs/) este cea care dă startul procedurilor de achiziții. Aceasta va trebui să conțină următoarele prevederi de bază:
- denumire beneficiar privat;
- codul unic de înregistrare, pentru persoanele juridice;
- adresă beneficiar;
- date de contact: telefon, fax, e-mail;
- denumirea invitației – în care se detaliază bunurile, serviciile sau lucrările eligibile separat de cele neeligibile;
- ofertanții demonstrează că au domeniul de activitate principal sau secundar înscris în certificatul ONRC;
- criteriul de selecție – prețul cel mai mic;
- termen limită pentru depunerea contractelor;
- tipul contractului: de bunuri, servicii sau lucrări;
- data și ora de deschidere a ofertelor;
- valoarea supusă licitației (atât cea eligibilă, cât și cea neeligibilă).
Prevederi importante
Se acordă cofinanțare din fonduri publice pentru toate contractele de achiziții de bunuri, servicii și lucrări care sunt încheiate de beneficiarii privați. Aceștia vor îndeplini câteva condiții de bază:
- au cel puțin 3 oferte conforme pentru aplicarea procedurii de selecția ofertelor;
- obiectul contractului de achiziții corespunde cerințelor de performanță și de productivitate care sunt prevăzute în documentația financiară și tehnică a proiectului;
⚠️ Atenție:
|
- Achiziție directă prin Baza de date cu prețuri de referință – AFIR
Dacă beneficiarul privat vrea să achiziționeze un produs care se află în Baza de date cu prețuri de referință de pe pagina AFIR, el va putea să-l achiziționeze direct, fără să mai demareze procedura de selecție de oferte.
Produsul care se regăsește în Baza de date cu prețuri de referință (se poate vedea în platforma de curs https://proiecte-europene.eu/curs/) va trebui să fie și în studiul de fezabilitate de la cererea de finanțare. El va respecta marjele de caracteristici de bază, cum ar fi: capacitate, dimensiuni, putere – CP etc, ce au fost menționate în studiul de fezabilitate, pentru că ele sunt corelate cu capacitățile de producție.
Dacă în studiul de fezabilitate sunt cuprinse caracteristici tehnice auxiliare, ele nu vor fi obligatorii de respectat, după cum au fost prevăzute la întocmirea documentației tehnic. Beneficiarul va notifica necesitatea de a modifica toate caracteristicile tehnice prevăzute în studiul de fezabilitate / planul de afaceri.
| ℹ️ Prețul eligibil maxim al unui produs achiziționat va fi cel înscris în Baza de Date cu prețuri de referință (se poate vedea în platforma de curs https://proiecte-europene.eu/curs/). Dacă prețul înscris în contractul de vânzare-cumpărare este sub cel din baza de date, decontarea se va face la nivelul prețului specificat în contractul de vânzare-cumpărare. Dacă prețul este mai mare, valoarea eligibilă va fi cea din Baza de date cu prețuri de referință, iar diferența va fi considerată cheltuială neeligibilă. |
| ℹ️ Decontarea se face pe baza documentelor justificative din Instrucțiunile de plată, care este o anexă din Contractul de finanțare. |
Pentru aceste achiziții nu este nevoie de întocmirea unui dosar pentru avizarea achiziției. Documentele se vor prezenta direct la plată și vor fi atașate la dosarul de cerere de plată.
- Prevederi generale
Achiziția reprezintă dobândirea de către beneficiarul privat al finanțării nerambursabile prin PNDR a bunurilor (tractoare, utilaje, instalații tehnologice cu sau fără montaj), a unor servicii (contracte pentru consultanță) sau lucrări.
Cofinanțarea în cadrul PNDR se acordă pentru contractele de achiziții încheiate de beneficiarii privați, achiziții care trebuie să se supună următoarelor condiții:
- Costurile lor sunt eligibile dacă beneficiarul privat a obținut minim o ofertă conformă, în cazul selecției de oferte;
- Obiectul contractului de achiziții corespunde cerințelor prevăzute în cazul parametrilor de performanță-productivitate, din documentația tehnică și financiară.
- Ofertele conforme sunt comparabile și răspund tuturor cerințelor de performanță și tehnice din caietele de sarcini, cererea de oferte și din proiectul tehnic. Ele sunt transmise de operatori economici reali, care îndeplinesc toate condițiile de calificare, verificabile de specialiștii evaluatori.
- Procedura de selecție de oferte este respectată în cazul în care este prezentată minim o ofertă conformă, tehnic și financiar.
- Ofertele financiare a căror valoare eligibilă și neeligibilă o depășesc pe cea supusă licitației vor fi respinse de comisiile de evaluare, fiind declarate neconforme.
| ⚡ Dacă procedura de achiziție nu este avizată, solicitându-se clarificări sau informații suplimentare, beneficiarul este obligat să prezinte respectivele clarificări sau informații solicitate în termen de 10 zile lucrătoare, excepție făcând cazul în care s-a cerut prelungirea termenului de depunere a dosarelor de achiziții. Altfel,dosarul va fi respins, iar contractul de achiziții va deveni nul, fiind nevoie de depunerea unui nou dosar complet pentru primirea unui aviz favorabil. |
- Depunerea online a dosarului de achiziții
Dosarul de achiziții în original trebuie să conțină un opis, iar fiecare filă să fie numerotată.
Beneficiarul privat poate certifica faptul că exemplarul pe suport electronic, depus online, este în conformitate prin Declarația de conformitate – formular Anexa 6 (se poate vedea în platforma de curs https://proiecte-europene.eu/curs/)
Etapele prin care se face depunerea dosarului sunt aceleași menționate mai sus.
În etapa I, beneficiarul publică invitația de participare (se poate vedea în platforma de curs https://proiecte-europene.eu/curs/) pe site-ul www.afir.info, împreună cu dosarul cererii de oferte în format electronic. Invitația se descarcă de pe site, va fi completată și publicată. Este necesar și ca invitația să fie printată, semnată de reprezentantul legal și ulterior scanată în format „pdf”.
Pentru a întocmi dosarul de achiziție, beneficiarul va încărca documente în dosarul cererii de oferte, care vor fi semnate și ștampilate. Formularele selectate de beneficiar vor fi încărcate în sistem cu ajutorul butonului “Încarcă în Dosarul Cererii de Oferte”.
Ofertanții trebuie să depună ofertele complete online tot pe site-ul AFIR. Furnizorii trebuie de asemenea să fie autentificați în acest portal. Ofertantul va completa câmpurile obligatorii (nume, CUI, Nr. Registrul Comerțului, CNP) și va selecta documentele pe care le va încărca pentru licitație, apăsând butonul „Încarcă oferta”.
Un singur ofertant poate depune o singură ofertă pe un lot. Dacă este nevoie de informații suplimentare cu privire la dosarul cererii de oferte, ofertanții le pot solicita online, ținând cont că acestea trebuie transmise cu mai mult de 72 de ore înainte de termenul limită de depunere a ofertelor.
Comisia de evaluare care a fost numită de beneficiar poate să solicite clarificări ofertanților, iar aceștia din urmă vor răspunde online. După ce se realizează analiza ofertelor, comisia va întocmi un raport de selecție și va adjudeca oferta câștigătoare. Verificarea și avizarea se fac într-un termen care pentru etapa I este de 5 zile lucrătoare.
Dacă licitația are loc pe loturi, se emite o singură fișă de verificare (se poate vedea în platforma de curs https://proiecte-europene.eu/curs/) care să cuprindă rezoluția pentru toate loturile din invitația de participare. În cazul în care un lot sau mai multe nu sunt avizate, etapa I va trebui reluată pentru toate.
Se evită precizarea în caietul de sarcini a unor specificații și absența documentelor obligatorii precum:
- lipsa unor documente obligatorii relevante cu obiectul procedurii (PTH, DDE, specificații tehnice);
- resurse umane sau expertize tehnice pentru acele activități care nu au relevanță pentru obiectul procedurii;
- departajarea ofertelor conforme ce nu se bazează pe cel mai mic preț;
- experiența pe alte proiecte în FEADR;
- garanții de bună execuție, cifra de afaceri sau garanții de participare care nu respectă legile naționale;
- stabilirea unui termen de prezentare a informațiilor suplimentare mai mic de 3 zile.
Etapa a 2-a presupune ca beneficiarul privat să publice pe site-ul www.afir.info raportul de selecție (cu notificările pentru ofertanții declarați câștigători sau necâștigători), fiind stipulată valoarea ofertei câștigătoare, precum și motivele ce au stat la baza selectării acesteia
Beneficiarul privat va trebui să respecte termenul de așteptare de cel puțin 6 zile lucrătoare pentru a depune eventuale contestații. După acest termen, el încheie contractul cu ofertantul câștigător și îl va publica împreună cu Anunțul de adjudecare. Verificarea se face de către OJFIR-CI SAFPD/SLIN (Compartimentul Implementare Serviciul Active Fizice si Plăti Directe/Serviciul Leader si Investiții Non-Agricole din cadrul Oficiului Județean pentru Finanțarea Investițiilor Rurale, entitate județeana a AFIR), CRFIR-SAFPD/SLIN -CI (Compartimentul Implementare Serviciul Active Fizice si Plăti Directe/Serviciul Leader si Investiții Non-Agricole din cadrul Centrului Regional pentru Finanțarea Investițiilor Rurale), în termen de 10 zile lucrătoare.
Acte pentru dosarul de achiziții din cadrul procedurii de selecție de oferte:
- Invitație de participare Anexa 2 – se publică pe afir.info;
- Dosar cerere de ofertă;
- Decizie numire comisie de evaluare;
- Anexa 3 – Declarații de confidențialitate și imparțialitate semnate de membrii comisiei de evaluare la deschiderea ofertelor;
- Raport de evaluare și selecție;
- Proces verbal de deschidere;
- Decizia sau Hotărârea de aprobare;
- Notificările transmise ofertanților câștigători și necâștigători, împreună cu dovada transmiterii;
- Contractul cu oferta financiară și tehnică, precum și celelalte oferte necâștigătoare;
- Anexa 4 – Declarație privind respectarea regulilor pentru evitarea conflictului de interese;
- Anexa 5 – Declarație privind respectarea procedurilor de achiziție;
- Anexa 6 – Declarație de conformitate;
- Anexa 7 – Anunț de adjudecare;
- Documente justificative pentru estimarea valorii achiziției.
* Documentele se pot downloada din platforma de curs http://proiecte-europene.eu/curs/
| ⚠️ Dosarul de achiziții mai trebuie să conțină obligatoriu o copie din fila de Registru intrări-ieșiri al beneficiarului, unde sunt înregistrate invitațiile de participare, cererile de ofertă care au fost transmise și informațiile suplimentare sau clarificările solicitate ofertanților sau beneficiarului. |
⚡ Procedura de achiziții nu se va aviza în următoarele cazuri:
|
Documentația de achiziții pentru etapa selecției de oferte trebuie să conțină următoarele acte:
| Nr.crt. |
DOCUMENTATIA COMPLETA DE ACHIZITIIDocument solicitat pentru tip achiziție |
Achiziții de: | ||
| Lucrări | Bunuri | Servicii | ||
| 1
|
Invitația de participare și Cererea de ofertă vor cuprinde date referitoare la: a) instrucțiuni pentru ofertanți; b) specificații tehnice pentru bunuri (fișe tehnice pentru bunurile aferente investiției) și lucrări, termenii de referință în vederea achizițiilor de servicii; c) garanții, unde este cazul. |
✔
|
✔
|
✔
|
| 2 | Proiectul tehnic de execuție împreună cu caietele de sarcini pe specialități (în achizițiile de bunuri, utilaje tehnologice în flux integrat se prezintă piese scrise și desenate), planul de amplasare a utilajelor, precum și planuri pe specialități, grafic de execuție a lucrărilor (pentru lucrări de execuție și modernizări), liste de cantități | ✔ | ✔ | |
| 3 | Ofertele pentru beneficiarul privat | ✔ | ✔ | ✔ |
| 4 | Proces verbal de deschidere, Raport/Rapoarte de selecție a ofertelor (cu semnăturile membrilor comisiei de evaluare)aprobat/aprobate prin HAGA, DAU sau DCA sau alte acte în acest sens, fiind exceptate persoanele fizice autorizate.
|
✔ | ✔ | ✔ |
| 5 | Contractul sau contractele și anexele la contractul sau contractele de achiziții semnate de părți și celelalte oferte necâștigătoare. | ✔ | ✔ | ✔ |
| 6 | Certificatele ONRC ale beneficiarului privat și pentru toate persoanele juridice (firme) acționare până la proprietarii finali (persoane fizice), excepție făcând acționarii/asociații tip listă – în situația Societăților pe Acțiuni, al fondurilor de investiții, al băncilor și producătorilor. | ✔ | ✔ | ✔ |
| 7 | Declarații de imparțialitate și de confidențialitate (Anexa 3) semnate de membrii comisiei de evaluare, pentru a sublinia că nu au niciun interes de orice natură cu firmele ofertante participante. | ✔ | ✔ | ✔ |
| 8 | Certificat constatator emis de ONRC pentru firmele participante, din oferta tehnică, și certificatele ONRC pentru furnizori externi, subcontractanți și pentru toate persoanele juridice (firme) acționare, până la proprietarii finali (persoane fizice), excepție: acționari sau asociați tip listă, pentru societățile pe acțiuni, fonduri de investiții, bănci și producători.
Anexa 4 – Declarația pentru respectarea regulilor în evitarea conflictului de interese |
✔
|
✔
|
✔
|
| 9 | Certificat de înregistrare pentru toți participanții, din oferta tehnică. | ✔ | ✔ | ✔ |
| 10 | Raport soluționare contestații (dacă este cazul) | ✔ | ✔ | ✔ |
Dosarul pentru cererea de ofertă
Cererea de ofertă este un document obligatoriu pentru dosarul cu oferte. Are următoarele caracteristici:
- trebuie înregistrată în Registrul de intrări-ieșiri, să fie personalizate și semnate;
- în ea trebuie să se precizeze termenul de valabilitate a ofertelor;
- pentru proiectare, va fi detaliată și suficient de clară, pentru a fi înțeleasă de proiectant;
- pentru achiziția de bunuri se vor solicita oferte detaliindu-se specificații tehnice de bază;
- pentru achiziția de lucrări cererea trebuie să aibă anexat caietul tehnic de sarcini, care să fie detaliat potrivit legislației;
- nu conține caracteristici tehnice sau nominalizări de firme care să avantajeze anumiți furnizori. În situația achiziției de bunuri, nu trebuie să conțină caracteristici tehnice fixe, ci marje rezonabile, de tipul minim-maxim.
Un dosar de cerere de ofertă conține:
- Instrucțiuni pentru ofertanți:
- să demonstreze că au domeniul de activitate principal sau pe cel secundar înscris pe certificatul ONRC în acord cu cererea de oferte;
- să depună certificate ONRC pentru ei și pentru persoanele juridice asociate sau acționare, cu excepția SA, bănci, producători și fonduri de investiții. Certificatele nu trebuie să aibă o vechime de peste 6 luni de la data la care se depun ofertele;
- certificat de înregistrare cu datele ofertantului de identificare;
- program ședință comisie de evaluare a ofertelor;
- locul și data inspecției de teren, dacă este cazul;
- perioada de valabilitate a ofertelor;
- redactarea ofertelor se face în limba română. În caz contrar, va fi nevoie de o traducere autorizată;
- moneda pentru întocmirea ofertelor: RON sau EURO;
- prețul cel mai scăzut este criteriul de selecție a ofertelor;
- condiții pentru semnarea contractului și durata execuției;
- declarații ofertanți, cum că nu se află în conflict de interese.
- Specificații tehnice pentru lucrări și bunuri, termeni de referință pentru achiziția serviciilor;
- Garanții de participare și de bună execuție.
| ℹ️ Dacă există o ofertă cu un preț neobișnuit de scăzut față ceea ce va fi furnizat, prestat sau executat intervine următoarea situație: prețul ofertat fără TVA reprezintă sub 85% din valoarea licitată, comisia de evaluare este obligată să verifice cu atenție, adică să solicite ofertantului diverse documente: prețurile furnizorilor, stocurile de materii prime și materiale, salarizarea forței de muncă, modul de organizare și metodele din procesul de lucru, performanțe, costurile cu echipamentele și utilajele. Dacă datele nu sunt prezentate în termen de 3 zile lucrătoare sau dacă ele nu justifică prețul neobișnuit de scăzut, oferta va fi respinsă. |
- Adjudecarea contractelor de achiziții
Firmele participante trebuie să realizeze oferte care să conțină toate informațiile tehnico-financiare de identificare a achiziției, care să fie în concordanță cu cerințele din proiectul selectat de AFIR. În cererea de ofertă va fi specificat și termenul limită, care va trebui să fie suficient pentru a permite întocmirea ofertelor.
Pe perioada care este specificată în cererea de ofertă, ofertanții sunt obligați să-și păstreze ofertele.Perioada respectivă va permite beneficiarului să examineze toate ofertele, să aprobe propunerea de adjudecare, să contacteze ofertantul câștigător pentru a-l anunța și să semneze contractul.
Pentru a fi conforme, ofertele trebuie să fie compatibile din punct de vedere al performanțelor și al parametrilor tehnici din caietele de sarcini, din cererea de oferte sau proiectul tehnic și să se încadreze în valoarea supusă licitației, atât eligibilă, cât și neeligibilă.
Fiecare ofertă trebuie defalcată pe componente și prețuri și să fie verificată din punct de vedere al conținutului și al emitentului. Ofertele vor fi redactate în limba română sau vor fi însoțite de traduceri autorizate în limba română.
Oferta conformă cu prețul cel mai scăzut și care se încadrează în obiectivele proiectului va fi aleasă de beneficiar. Contractul se va încheia obligatoriu cu ofertantul câștigător.
Ce conține contractul?
În contract vor fi specificate datele de identificare ale părților:
- identificare administrativă și financiară: sediul social, date de contact, cod unic de înregistrare, banca, contul bancar
- obiectul contractului, valoarea sa, documentele, durata, condițiile. Contractul va fi datat și se va semna de ambele părți. Perioada de valabilitate a contractului va trebui să fie suficient de mare pentru a permite implementarea proiectului.
| ⚠️ Dacă se întâmplă ca ofertantul câștigător să nu semneze contractul în termenii agreați, beneficiarul privat are dreptul să reducă procedura de achiziție, lucru care se întâmplă și în cazul rezilierii contractului. Pentru depășirea termenului de depunere a contractului de achiziție, se va întocmi un act adițional la contractul de achiziție. |
Depunerea și soluționarea contestațiilor
Ofertanții nemulțumiți de rezultatul adjudecării au dreptul de a depune contestații către beneficiarul privat. Procedeul se desfășoară online, pe www.afir.info, iar perioada de soluționare este de minim 6 zile lucrătoare, de la momentul transmiterii notificărilor la ofertantul câștigător și la cei necâștigători.
Ofertantul va depune o singură contestație. În momentul în care o primește, beneficiarul privat este obligat să numească prin decizie sau hotărâre o comisie de soluționare a acesteia care să fie alcătuită din alți membri decât cei din comisia de evaluare. Această comisie va avea misiunea de a soluționa respectiva contestație în maxim 10 zile lucrătoare de la data primirii și să finalizeze procedura printr-un Raport de soluționare.
În cazul în care pentru o invitație de participare au fost demarate mai multe contestații, sistemul afișează numărul în coloana „Descarcă contestația”, iar numărul de rapoarte în „Încarcă contestația” din platforma AFIR. Pentru soluționare, comisia poate solicita clarificări de la contestatar, ceea ce poate prelungi durata de soluționare.
Raportul de soluționare se va semna de către toți membrii comisiei, dar și de Reprezentantul legal. Documentul va fi publicat pe site-ul www.afir.info.
| ⚠️ O regulă importantă este aceea că reprezentantul legal nu va face parte din comisia care se ocupă cu soluționarea contestației. |
După ce expiră termenul de depunere a unei contestații sau după ce a fost ales un nou câștigător după o contestație, va deveni activ și butonul „Încarcă dosar de achiziții” din „Listă oferte”.
Este interzis ca pe perioada de așteptare pentru depunerea contestațiilor, care este de cel puțin 6 zile lucrătoare, dar și în cea de soluționare a contestațiilor beneficiarul privat să încheie contractul de achiziție cu ofertantul care a câștigat. Evident, excepție de la această regulă este în cazul în care la licitație participă un singur operator economic.
Dacă un contestatar nu este satisfăcut de rezultatul Raportului de soluționare a contestației, se poate adresa justiției, în contencios-administrativ. În acest caz, beneficiarul privat are dreptul să încheie contractul cu ofertantul câștigător.
Cum și când se modifică un contract de achiziții?
Un contract de achiziții poate fi modificat în perioada în care se derulează dacă la implementarea proiectului apar anumite circumstanțe justificate temeinic și care sunt independente de voința beneficiarului privat. Acesta poate modifica condițiile inițiale din momentul când se semnează contractul de achiziție.
Modificările se pot face în baza unor documente justificative și a unui Act adițional la contractul inițial, ce va fi semnat de ambele părți înainte de a se finaliza contractul inițial. El nu va conține lucrări anterioare și nici nu va intra în vigoare înainte de semnarea de ambele părți.
Sunt câteva principii care trebuie respectate:
- scopul respectivului act adițional este strâns legat de natura obiectului contractului inițial. Nu se vor modifica cerințele de calificare și criteriile ce au fost înscrise în cererea de ofertă;
- modificările la contract prin acte adiționale se fac în perioada de valabilitate a contractului și nu pot avea efect retroactiv;
- printr-un act adițional nu vor fi afectate condițiile în care a avut loc procedura de achiziție privind adjudecarea contractului;
- printr-un act adițional nu se vor modifica termenii de referință sau specificațiile tehnice din oferta declarată câștigătoare sau din contract. Termenii de referință sau specificațiile tehnice din contract sau din oferta câștigătoare au caracter minimal și trebuie menținute în mod obligatoriu.
Se poate majora prețul unui contract de lucrări printr-un act adițional dacă sunt îndeplinite cumulativurmătoarele cerințe:
- existența unor sume alocate în capitolul „Diverse și neprevăzute” din cadrul Devizului General sau al Bugetului Indicativ. Acestea sunt definite potrivit prevederilor HG 907/2016 – aprobarea conținutului – cadru al documentației tehnico-economice din instituțiile publice, dar și a metodologiei de elaborare și structurii devizului general privind obiectivele de investiții și lucrările de intervenții;
- se validează prin act adițional sau prin notă de aprobare condițiile sau modificările tehnice ce au generat lucrări „diverse și neprevăzute”;
- desfășurarea unei proceduri de investiții și lucrări de intervenții.
| ⚠️ Dacă se suplimentează cantitățile de bunuri, servicii sau lucrări prin act adițional la contractul de finanțare, aceste modificări vor reprezenta obiectul unei noi proceduri de achiziție. Pentru bunurile, serviciile și lucrările de același tip, se va aplica o procedură în funcție de valoarea însumată a acestora cu cele contractate anterior. În cazul în care valoarea însumată depășește 15.000 de euro fără TVA, licitația inițială va trebui anulată și se vor demara procedurile pentru o nouă licitație prin procedura de selecție de oferte pentru toată valoarea bunurilor, serviciilor sau lucrărilor de același tip. |
ℹ️ Următoarele modificări nu au nevoie de avizarea unui act adițional la contractul de furnizare, prestări servicii sau de execuție lucrării:
|
- Conflictul de interese
Pot fi câteva situații în care să apară un conflict de interese în selecția de oferte, și anume:
- Între beneficiarul privat și comisiile de evaluare sau ofertanți:
Acționariat al beneficiarului privat, până la proprietarii finali, excepție făcând acționarii sau asociații tip listă (din societățile pe acțiuni, fonduri de investiții, bănci sau producătorilor), reprezentanții legali, membrii din conducerea beneficiarului privat și cei ai comisiilor de evaluare:
-
- fac parte din conducere (administratori, reprezentanți legali, membrii CA) sau din supervizarea unui ofertant sau subcontractant;
- au acțiuni din capitalul subscris al unui ofertant sau subcontractant;
- se află în relație de rudenie până la gradul al II-lea sau afin cu persoanele de mai sus.
- Între ofertanți:
Acționariat al ofertanților (până la proprietarii finali), excepție făcând acționarii sau asociații tip listă (din societățile pe acțiuni, fonduri de investiții, bănci), reprezentanții legali, membrii din conducerea beneficiarului privat:
- fac parte din conducere (administratori, reprezentanți legali, membrii CA etc.) sau din supervizarea unui alt subcontractant sau ofertant;
- au un pachet majoritar de acțiuni la alte firme participante pentru achiziția în cauză;
- se află în relație de rudenie până la gradul al II-lea sau afin cu persoanele menționate mai sus.