Prognoza Cheltuielilor – Iată tot ce trebuie să știi!

În cadrul acestei secțiuni a planului de afaceri vom estima tipuri de cheltuieli precum:

• materiile prime și materialele consumabile
• utilitățile consumate
• cheltuielile cu terții
• cheltuielile cu personalul respectiv salariile și contribuțiile
  sociale
• cheltuielile cu impozitele și taxele locale.
• cheltuielile cu personalul

✔️ Pentru “Cheltuieli cu Personalul”, am pregătit o lecție separate în acest curs. Acum haideți să discutăm despre prognoza celorlalte cheltuieli ⏩

Prognoza Cheltuielilor cu Materiile Prime și Materiale

Aceasta este o componentă esențială în orice plan de afaceri, indiferent de sursa de finanțare. În această lecție vom detalia ipotezele ce stau la baza previzionării și se va urmări:

• consumul de materii prime;
• unitățile de măsură folosite pentru materiile prime care s-au consumat (litri, metri pătrați, kilograme etc);
• prețurile de achiziție pentru materia primă;
• pe lângă materiile prime, se vor analiza și materialele consumabile.

În cadrul prognozei cheltuielilor cu materiile prime și materiale se analizează fiecare produs sau serviciu oferit și este, de fapt, un rețetar. Adică, în cazul produselor este necesară detalierea tuturor materiilor prime și a materialelor, specificându-se consumul per unitatea de produs finit și pierderile tehnologice.

⚠️ Pierderile apar în cadrul unui flux tehnologic din mai multe motive: materiile prime nu sunt depozitate corespunzător; materiile prime sau produsele nu sunt manipulate corect; energia electrică se întrerupe în timpul unei faze de producție; temperatura fluctuează în depozite, pentru perioade lungi de timp; personalul care utilizează echipamentele sau instalațiile da dovadă de neatenție sau nepregătire; pe lângă acestea sunt și acele pierderi normale – ca în cazul unui atelier de confecții, unde se taie dintr-o pânză atât cât este necesar, dar vor rămâne bucăți de material care nu vor mai putea fi folosite, fiind prea scurte. Iar exemplele pot continua din toate domeniile de activitate.

1. Prețurile de aprovizionare

Acestea vor fi estimate la valoarea fără TVA, în funcție de analiza de piață. Fundamentarea prețurilor de achiziție se va face ţinându-se cont de faptul că prognoza economică se realizează pentru o producție de serie, ceea ce înseamnă că prețurile de achiziție sunt mai mici decât cele identificate pe piață pentru aprovizionarea unor cantități mici.

2. Materialele consumabile

În categoria materialelor consumabile sunt incluse materialele care nu intră direct în procesul de producție însă care sunt folosite pentru păstrarea și livrarea produselor finite, precum ambalajele spre exemplu.

Acestea sunt foarte importante și de aceea se va realiza o prognoză detaliată pentru materialele consumabile utilizate în cadrul fluxului de producție.

Dacă prețurile de achiziție pentru materiile prime vor fi estimate pe baza unei analize de piață, în cazul consumului de materii prime și materiale, informațiile vor fi obținute din anumite surse: inginer tehnolog, fișele tehnice ale utilajelor și ale produselor, de la beneficiarul investiției.

3. Pierderile tehnologice

Orice proces tehnologic implică și pierderi tehnologice, oricât ar fi de eficient. Mărimea pierderilor este influențată direct de performanță utilajelor și a echipamentelor utilizate, dar și de experiența angajaților. În această categorie vor intra:

• cutiile, foliile și PET-urile folosite pentru ambalare individuală sau compactă a produselor finite;
• substanțele folosite pentru igienizarea spațiilor de lucru sau a instalațiilor;
• europeletii utilizați la transport.
• rebuturi produse refuzate de client
• pierderile de materii prime rezultate în cadrul fluxului de producție spre exemplu rumegușul într-o fabrică de mobilă sau resturi textile într-o fabrică de confecții
• manipularea defectuoasă a materiilor prime sau a produselor finite până la predarea către client

Aceste pierderi tehnologice vor genera costuri de aprovizionare cu materii prime sau materiale consumabile iar un procent general acceptat nu poate fi mai mare de 3-5%.

Prognoza cheltuielilor cu utilitățile

Cheltuielile cu utilitățile sunt unele dintre cele mai importante cheltuieli operaționale pe care societatea le are de achitat timp în fiecare lună și de aceea ocupă un loc fruntaș în cadrul prognozei economico-financiare. Vor fi estimate următoarele utilități:

• energia electrică;
• apă rece;
• canalizarea;
• colectarea deșeurilor;
• combustibilul

Consumul per unitate se estimează prin raportarea consumurilor specifice ale utilajelor la productivitatea lor. Informațiile vor fi furnizate de către vânzătorul echipamentelor, dar se pot afla și din fișele tehnice ale utilajelor.

Cheltuielile cu utilitățile pot fi estimate în două moduri:

• pe unitatea de produs – prin împărțirea valorii lunare a facturii de utilități la numărul de bucăți produse. Această variantă se utilizează în cazul proiectelor depuse în cadrul Programului național de Dezvoltare Rurală, pentru înființarea sau dezvoltarea unităților de procesare alimentară;
• per valoare lunară, fără a fi scos în evidentă costul per unitate de produs.

Sursele de informare pentru estimarea utilităților într-un proiect finanțata din fonduri nerambursabile sunt:

• inginerul tehnolog – acesta este cel mai în măsură să estimeze corect consumul de utilități, bazându-se pe fluxul tehnologic proiectat;
• fișele tehnice ale echipamentelor utilizate în fluxul tehnologic –  consumul orar de energie electrică se poate împărți la numărul de produse realizate în aceeași perioadă pentru a se afla consumul unitar.
• înregistrările contabile ale firmei, dacă aceasta a avut activitate economică similară.

Prognoza cheltuielilor cu terții

Aceasta face referire la toate serviciile și lucrările de care societatea are nevoie pentru a-și desfășura activitatea în condiții bune, dar care nu pot fi realizate intern, ci sunt achiziționate de la alte firme. Aceste cheltuieli vizează următoarele activități:

• întreținerea și reparațiile utilajelor și a echipamentelor care se vor achiziționa prin respectivul proiect. Estimarea lor se va face în prognoza economico-financiară, iar valorile se obțin prin prospectarea pieței sau prin aplicarea unui procent la valoarea de achiziție a echipamentelor;
• locații de gestiune, redevențe, chirii – în situația în care societatea nu deține în proprietate și nu dorește construcția unei clădiri prin proiect, se vor estima cheltuielile cu chiria pentru spațiile utilizate;
• primele de asigurare – aici vor fi cuprinse primele de asigurare pentru activele corporale achiziționate prin proiect, dar și pentru cele deja existente în patrimoniul companiei, unde este cazul. Primele de asigurare sunt obligatorii în cadrul proiectului, iar beneficiarul este obligat să le plătească pe toată perioada monitorizării investiției și de aceea nu ar trebui neglijată în niciun proiect;
• cercetări și studii;
• cheltuieli cu colaboratorii;
• cheltuieli de protocol și publicitate – se vor lua în calcul toate mediile de promovare;
• cheltuieli cu transferuri, detașări sau deplasări;
• cheltuieli cu transportul de bunuri și personal: în situația în care produsele necesită transport până la beneficiari (prin curier);
• cheltuieli poștale, abonamente de telefonie sau internet;
• cheltuielile cu serviciile bancare – comisioanele percepute de bancă pentru administrarea conturilor sau pentru diverse tranzacții;
• cheltuielile cu contabilitatea – intră în această categorie în situația în care firma apelează la o firmă pentru contabilitate. Dacă firma va avea un angajat propriu, atunci este de la sine înțeles că aceasta cheltuială va fi prinsă în categoria cheltuielilor cu salariile (vezi capitolul următor);
• alte cheltuieli: prevenirea și stingerea incendiilor, sănătatea și securitatea în muncă.

ℹ️ Cheltuielile cu terții se vor estima pentru primul an de prognoza economică, iar pentru anii următori în care se face monitorizarea investiției se vor aplica indicii de creștere estimați în cadrul prognozei economice.

Prognoza cheltuielilor cu impozite și taxe locale

Cheltuielile cu impozitele și taxele locale se referă la sumele de bani pe care societatea le datorează bugetului local, respectiv Primăriei de care aparține. În prognoza economică, în cadrul acestei rubrici, nu vor fi incluse anumite taxe și impozite, precum: impozitul pe profit sau pe venituri, contribuțiile sociale pentru bugetul general consolidat sau taxa pe valoare adăugată (TVA). În schimb, vor fi incluse următoarele cheltuieli, conform prevederilor Codului Fiscal în vigoare:

• impozitul pe clădiri;
• impozitul pe teren;
• impozitul pe mijloacele de transport.

1. Impozitul pe clădiri

Orice persoană fizică sau juridică din România datorează anual un impozit către autoritățile locale pentru clădirea sau clădirile pe care le deține sau le are în proprietate. Dacă o persoană juridică are în proprietate clădiri rezidențiale, taxa sau impozitul pe acestea se calculează aplicându-se o cotă la valoarea impozabilă a clădirii, respectiva cotă fiind cuprinsă între 0.08% și 0.2%.

2. Impozitul pe teren

Criteriile care stau la baza stabilirii acestui impozit pe teren sunt stabilite de consiliul local și sunt următoarele:

• suprafața terenului deținut;
• zona și categoria de folosință a terenului;
• rangul localității din care face parte terenul.

Pentru a afla cât datorează fiecare proprietar la bugetul local pentru terenul pe care îl deține, se aplică o formulă de calcul care ia în considerare toate aceste criterii. Formula este detaliată în Codul Fiscal în vigoare la momentul realizării prognozei economico-financiare.

3. Impozitul pe mijloacele de transport

Impozitul pe mijlocul de transport se calculează pe întregul an fiscal de persoana care deține dreptul de proprietate asupra unui mijloc de transport înmatriculat sau înregistrat în România la data de 31 decembrie a anului fiscal anterior, conform Codului Fiscal.

Prognoza altor Cheltuieli Operaționale

În unele cazuri sunt necesare și estimările privind următoarele cheltuieli:

• cheltuielile efectuate în avans, aferente exercițiului în curs;
• valoarea despăgubirilor, amenzilor și penalităților datorate sau plătite terților și bugetului;
• valoarea donațiilor acordate;
• valoarea neamortizată a imobilizărilor necorporale sau corporale scoase din activ;
• valoarea imobilizărilor în curs scoase din evidență;
• sume în curs de clarificare;
• sume prescrise, scutite sau anulate, potrivit prevederilor legale în vigoare, reprezentând creanțe față de clienți, debitori diverși etc.

Din cauză că au un caracter impredictibil, aceste tipuri de cheltuieli nu sunt estimate frecvent în cazul proiectelor din fonduri nerambursabile. Dar în situația în care firma a înregistrat cheltuieli efectuate în avans, acestea vor fi prezentate în prognoza economico-financiară, în conformitate cu situațiile financiare lunare sau anuale (balanțe de verificare, bilanț contabil și cont de profit și pierdere).

Prognoza cheltuielilor cu Amortizarea

Atunci când achiziționează active corporale și necorporale ce se depreciază, agenții economici pot calcula și recupera uzura fizică și morală rezultată după utilizare sau apărută odată cu trecerea timpului, pentru a-și recupera capitalul investit. În acest sens, amortizarea liniară  este obligatorie în cazul proiectelor finanțate din fonduri europene și este metoda cea mai utilizată de către contabili. Totodată, amortizarea degresivă și cea accelerată permit refacerea capitalului într-un mod rapid. În acest fel, bunurile se amortizează începând chiar cu luna următoare celei în care sunt puse în funcțiune – este cazul echipamentelor, al utilajelor, dar și al altor mijloace fixe.

Amortizarea reprezintă repartizarea valorii de intrare a unui bun asupra întregii perioade de funcționare a sa. Totodată, amortizarea permite firmei în cauză să-și reconstituie resursele financiare care sunt necesare pentru înlocuirea imobilizărilor corporale sau necorporale care se află la sfârșitul duratei de funcționare.

Mijloacele fixe trebuie să îndeplinească simultan mai multe condiții pentru a putea fi amortizate:

• este necesar să fie utilizate în activitatea curentă a societății și să producă bunuri, servicii, în scopul desfășurării unei activități comerciale etc;
• au o durată de funcționare mai mare de un an;
• trebuie să aibă o valoare de intrare mai mare de 2.500 de lei.

⚠️ În calculul amortizării intră trei componente: valoarea de intrare în contabilitate; durata normală de funcționare; metoda de amortizare aplicată.

La vom aborda pe rând și vom explica exact ce reprezintă aceste informații.

Valoarea de intrare a mijloacelor fixe

Reprezintă valoarea contabilă la care bunurile vor fi înscrise în patrimoniul societății.

Această valoare de intrare sau valoare contabilă se stabilește în următorul mod:

• bunurile reprezentând aport la capitalul social, la valoarea de aport, stabilită în urma evaluării;
• bunurile procurate cu titlu oneros, la cost de achiziție;
• bunurile obținute cu titlu gratuit, la valoarea justă;
• bunurile produse în unitate, la cost de producție.

Conform Hotărârii de Guvern nr. 276/2013 privind stabilirea valorii de intrare a mijloacelor fixe, valoarea de intrare care permite calculul amortizării este de minim 2500 lei, ce este achiziționat sub acest preț, nu este considerat mijloc fix.

Durata normală de funcționare a mijloacelor fixe

Aceasta reprezintă durata de utilizare în care se poate recupera, din punct de vedere fiscal, valoarea de intrare a mijloacelor fixe. Astfel că durata de funcționare nu coincide cu durata de viață a mijlocului fix, fiind mai mică.

În economie, duratele de funcționare sunt stabilite prin intermediul catalogului privind clasificarea mijloacelor fixe. Acestea sunt împărțite în trei mari grupe:

• grupa I – construcții;
• grupa II – instalații tehnice, mijloace de transport, animale și plantații;
• grupa III – mobilier, echipamente de protecție a valorilor umane, aparatură birotică și materiale și alte active corporale.

ℹ️ În tab-ul “Resurse” din platforma de curs ți-am pregătit un catalog prevede o valoare minimă și una maximă de ani, perioada de funcționare fiind cuprinsă între aceste limite. Odată stabilită durata normală de funcționare a mijlocului fix, va rămâne la fel până la recuperarea totală a valorii de intrare a lui sau la scoaterea din funcțiune.

Metoda de amortizare aplicată

Conform legislației fiscale, sunt trei metode de calculare a amortizării mijloacelor fixe, după cum s-a amintit mai sus:

• Amortizarea liniară: este metoda de amortizare cel mai des folosită. Se aplică în cazul proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile, conform specificațiilor din Ghidul solicitantului. Amortizarea liniară se stabilește prin repartizarea valorii de intrare pe întreaga durată normală de funcționare, în mod egal. Spre exemplu, amortizarea liniară a unui utilaj care costă 8000 de lei, într-o durată de 8 ani, este de 83.33 lei lunar și 1000 lei pe an;
• Amortizarea degresivă: nu este permisă în cadrul proiectelor din fonduri nerambursabile și nu se aplică în cazul construcțiilor. Ea constă în multiplicarea cotelor de amortizare liniară cu următorii coeficienți:
  • 1,5 – pentru o durată normală de funcționare între doi și cinci ani;
  • 2 – pentru o durată normală de funcționare cuprinsă între cinci și zece ani;
  • 2,5 – pentru o durată normală de funcționare mai mare de zece ani.
• Amortizarea anuală se calculează pe baza acestei metode doar până când amortizarea degresivă calculată ajunge să fie mai mică decât cea liniară. Apoi, se va renunță la metoda degresivă și se va aplica metoda liniară până la finalul perioadei normale de funcționare;
• Amortizarea accelerată: nici acest tip de amortizare nu este permis în cazul proiectelor din fonduri nerambursabile. Metoda presupune amortizarea unei valori de cel mult 50% din valoarea de intrare în patrimoniul societății în primul an de funcționare. Valoarea care rămâne de amortizat se împarte în mod egal asupra perioadei normale de funcționare rămasă, prin metoda liniară.