Tot ce trebuie să știi despre bugetul unui proiect!

Bugetul proiectului este impus de către finanțator prin intermediul structurii-cadru a documentelor de lucru, adică a planului de afaceri, în timp ce un deviz general este reglementat prin intermediul Hotărârii de Guvern nr. 907 din 2016. Astfel că bugetul proiectului poate diferi de la un program de finanțare la altul și va avea o structură specifică în ceea ce privește cheltuielile eligibile și neeligibile.

Bugetul proiectului se va completa ținând cont de 5 aspecte:

• structura bugetului;
• cheltuieli eligibile;
• cheltuieli neeligibile;
• planul financiar;
• ajutorul financiar nerambursabil

Structura bugetului

Costurile sunt defalcate pe activități și categorii. În alcătuirea bugetului sunt menționate atât cheltuielile eligibile, cât și cele neeligibile. Valoarea totală a bugetului este, așadar, valoarea investiției totale necesare pentru implementarea proiectului.

Pentru a întocmi un buget, sunt necesari câțiva pași:

• planificarea – aceasta se face până în cele mai mici detalii. Vor fi stabilite scopul proiectului, dar și activitățile sau obiectivele;
• consumurile de resurse pentru implementare – se vor estima pentru fiecare activitate sau subactivitate în parte;
• costurile – acestea vor fi stabilite pentru resursele identificate anterior și trebuie să fie cât mai realiste, de aceea se va recurge la o analiză de piață;
• cheltuiala totală pentru fiecare activitate – aceasta se face însumându-le pe cele stabilite în etapa anterioară;
• costurile eligibile și neeligibile – se stabilesc conform specificațiilor din Ghidul solicitantului. Totodată se vor prezenta și costurile totale ale investiției.
• prezentarea surselor de finanțare. Aici vor fi incluse atât valoarea ajutorului financiar nerambursabil, cât și contribuția proprie, calculul purtând numele de Plan financiar al investiției.

În situația proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile, europene sau naționale, se aplică principiul cofinanțării, care presupune că doar o parte din buget va fi suportată din fondurile nerambursabile, restul intrând în obligația beneficiarului de a asigura diferența prin contribuție proprie.

Cheltuieli Eligibile

După cum am explicat și anterior, cheltuielile eligibile reprezintă acele elemente de investiție pe care finanțatorul le poate deconta total sau parțial.

Beneficiarul va încadra în categoria cheltuielilor eligibile acele cheltuieli care respectă următoarele reguli:

• valoarea lor se stabilește prezentând una sau mai multe oferte financiare și tehnice, deci, în condiții de piață, la depunerea proiectului;
• după aprobarea proiectului, beneficiarul va derula proceduri de achiziție pentru efectuarea acestor cheltuieli, dar punând accent pe selectarea cu grijă a furnizorilor, în condiții de transparență și eficiență;
• nicio cheltuială nu va fi efectuată înainte de data aprobării proiectului și semnării contractului de finanțare, excepție făcând cele legate de consultanta.

În această categorie a cheltuielilor eligibile intră următoarele:

• cheltuielile cu investiția de bază: utilaje, echipamente necesare producției, autoturisme, autoutilitare, soluții software și echipamente IT, dar și cele legate de construcții;
• cheltuielile cu serviciile suport, cum ar fi consultanța pentru redactarea și implementarea proiectului;
• cheltuielile operaționale: salariile, utilitățile, chiriile;

Cheltuieli neeligibile

Cheltuielile neeligibile sunt absolut necesare în implementarea oricărui proiect, dar chiar și așa, finanțatorul alege să nu le deconteze, lăsând această sarcină în seamă Beneficiarului. În categoria cheltuielilor neeligibile pot intra cele ce urmează:

• utilajele și echipamentele second-hand;
• impozite și taxe;
• achiziția unor terenuri sau a unor clădiri existente;
• TVA-ul aferent investiției (în cazul în care beneficiarul este înregistrat în scopuri de TVA);
• achiziția unor bunuri în leasing

Pentru că nu sunt decontate de finanțator, aceste cheltuieli vor fi suportate de către beneficiar, fie din fonduri proprii, fie prin intermediul creditelor bancare, nefiind posibilă solicitarea unui ajutor financiar nerambursabil și implicit nu este nevoie de o procedură de achiziție publică.

Chiar și în cazul în care ajutorul financiar nerambursabil este de 100%, el nu se aplică valorii totale a proiectului, ci doar valorii eligibile a investiției. Prin urmare, beneficiarul va lua încă de la începutul realizării proiectului în considerare faptul că va avea de suportat o contribuție proprie. Prin planul financiar al proiectului, se prezintă principalele surse de finanțare, precum: ajutorul financiar nerambursabil, contribuția proprie și creditele bancare.

Planificarea activităților – Diagrama GANTT a proiectului

Diagrama Gantt este un instrument utilizat în managementul proiectelor, necesar în cadrul celor cu finanțare nerambursabilă. Diagrama Gantt mai este numită și grafic de implementare fizic și financiar.Aceasta evidențiază grafic activitățile, bugetul și timpul estimat. Prin intermediul ei, se obțin informații despre stadiul realizării activităților și despre eventualele depășiri de termen care pot apărea.

În cadrul unui proiect, activitățile pot avea trei caracteristici definitorii:

• au un rol important și bine stabilit pentru atingerea obiectivelor;
• consumă resurse (fizice și umane);
• au o dată de început și un termen de finalizare.

De aceea, atunci când își planifică activitățile din proiect, managerul are nevoie de răspunsuri la următoarele întrebări:

• Ce este de făcut?
• Ce sarcini trebuie îndeplinite?
• Cine se ocupă de implementarea lor?
• Care sunt datele de început și de încheiere ale acestora?
• Ce resurse sunt necesare?

Pentru planificarea eficientă a activităților, se recomandă următoarele:

1. Întocmirea unei liste cu toate activitățile pe care proiectul le presupune –  sunt incluse aici obținerea avizelor, autorizațiilor necesare la finele implementării, adică atunci când va începe activitatea efectiv. Totodată, se vor lua în calcul și procedurile birocratice din ghidul solicitantului. Activitățile din cadrul oricărui proiect se împart în: activități obligatorii, care sunt specifice liniei de finanțare și decurg din normele metodologice ale implementării programului. Acestea sunt comune tuturor proiectelor și, deci, obligatorii, nerespectarea lor ducând la penalizări sau chiar la rezilierea contractului de finanțare. Printre acestea se numără: semnarea contractului de finanțare, organizarea procedurilor specifice de achiziție, organizarea strategiei de publicitate din cadrul proiectului, realizările serviciilor de audit, depunerea cererilor de plată, întocmirea rapoartelor de progres. Activitățile specifice apar din faptul că nu sunt două proiecte identice, chiar dacă au fost depuse  în cadrul aceluiași program. Ele sunt stabilite de beneficiar și sunt specifice, așadar, fiecărui proiect. Acestea pot fi: obținerea de avize, lucrări de construcții, achiziții de instalații, achiziții de echipamente, crearea de locuri de muncă, accesarea unui credit bancar, crearea unui site de prezentare. Aceste activități pot fi detaliate și defalcate în subactivitati;
2. Activitățile vor fi ordonate cronologic și prezentate prin raporturi de dependențe. Următorul pas după ce activitățile au fost identificate este de a fi ordonate cronologic. Astfel, se vor stabili acele activități care se vor petrece la începutul implementării și cele care se vor desfășura la finalul acesteia. În ceea ce privește raportul dintre ele, este important să se stabilească dacă anumite activități sunt în legătură cu finalizarea altora. De exemplu, nu se pot realiza lucrări de construcții fără obținerea de avize;
3. Fiecare activitate are resursele ei! Alocarea resurselor necesare este următorul pas în întocmirea unei planificări. Pentru a se realiza acest lucru, este necesar să fie bugetate, în acest sens indicându-se sursele de finanțare necesare. Resursele necesare în implementarea unui proiect sunt acestea: financiare, materiale, umane, de timp, informaționale. Fiecare activitate în parte are nevoie de anumite resurse pentru implementare, iar interesul beneficiarului trebuie să fie acela de a permite derularea acestuia fără piedici;
4. Fiecare activitate trebuie să aibă o durată bine stabilită – Fiecare program de finanțare impune un anumit deadline (timp limită) pentru implementarea proiectelor, acesta fiind stabilit de finanțator și pus la dispoziție prin intermediul ghidului solicitantului. Nerespectarea unor termene va duce la întârzieri în derularea altora, ceea ce va afecta întregul proiect. De aceea, planificarea unor termene rezonabile este esențială, aceasta făcându-se în acord cu o serie de factori care trebuie luați în considerare:

• • • condițiile meteo – acesta se va lua în calcul în special atunci când sunt desfășurate activități în aer liber;
    • termenele pentru emiterea de avize și autorizații;
    • iarna – se impune să se ia în considerare venirea acestui anotimp în special în cazul lucrărilor de construcții;
    • perioada de timp pentru analizarea dosarului de creditare în vederea împrumutului în scopul cofinanțării;
    • termenul pentru recrutarea și instruirea personalului.